Почему неотвеченный телефон стоит вам записей
Если ресепшен не справляется с телефоном, вы теряете записи, за привлечение которых уже заплатили. Звонки приходят волнами: в час пик, в обед и после закрытия, и те, что уходят на автоответчик, чаще всего не превращаются в сообщение. Человек просто набирает следующую клинику из списка. В отчётах этого не видно: звонок, на который никто не ответил, не оставляет вообще никакого следа.
Голосовой агент на линии
Начните с одной локации. Голосовой агент MyChatBot работает на Calls SDK и снимает трубку мгновенно, естественным голосом, без музыки ожидания и без автоответчика. Загрузите услуги, правила подготовки и цены в Базу знаний как документы Business Domain и подключите рабочее расписание из CRM, чтобы агент отвечал на те же вопросы, которые ресепшен разбирает целый день, и записывал на приём прямо в Google Calendar. Соберите инструкцию в Configuration Wizard и обкатайте её на тех звонках, которые к вам реально приходят, прежде чем выпускать агента на живую линию.
Масштабирование на все локации
Когда одна площадка работает стабильно, та же схема разворачивается на всю сеть: у каждой локации остаётся свой календарь, а CRM у сети одна, поэтому звонящий попадает в нужную клинику, а карточка всё равно оказывается в общем месте. Каждый звонок становится отслеживаемой записью через create_crm_lead и lead_chat_link, а Labels & Statuses в Lead Processing держат очередь читаемой. Follow-ups возвращаются к тем, кто спросил об услуге, но так и не выбрал время. Вместо догадок о том, сколько звонков потерял ресепшен, вы получаете процент ответов и записи по каждой локации, которые действительно можно сравнивать.
Где подключаются люди
Клинические и чувствительные звонки никогда не импровизируются. Hand-off Control переводит их персоналу или планирует обратный звонок через Flight Control в Telegram. Агент поглощает массовые звонки с записями; клиника ведёт лечение.
Что меняется на практике
Изменение здесь структурное, а не косметическое. Ответ получает каждый звонок, и каждый принятый звонок оставляет след, поэтому записи больше не зависят от того, был ли кто-то свободен снять трубку, а зависят только от того, есть ли свободное окно в календаре. Ресепшен перестаёт разгребать очередь, дна которой не видно, а вы наконец видите тот спрос, который телефонная линия молча поглощала.
Как настроить: создайте голосового агента, загрузите услуги и цены в документы Business Domain, подключите Google Calendar и вашу CRM, задайте расписание Agent On/Off и правила передачи оператору, а затем запустите агента на одном номере, прежде чем направлять на него всю сеть.
Реальная история клиента об этом: 9 клиник стоматологии, ни одного пропущенного звонка.