AI-агенты + CRM для агентств: клиенты, проекты, дедлайны

Откуда агентства получают лидов

Брифы в агентство редко приходят в одно место. Один поступает через форму на сайте-портфолио, клиент по рекомендации пишет партнеру в WhatsApp или Telegram, бренд-менеджер отвечает на кейс в Instagram, а отдел закупок присылает длинное письмо с вложениями. Все эти обращения могут попасть к одному AI-агенту MyChatBot и оказаться в вашем списке лидов.

• Формы брифов на сайте. Автоматизация Lead Form Instant Outreach следит за ящиком, куда приходят уведомления с форм, извлекает имя, телефон, email и Telegram-username и либо сохраняет лида на нужном этапе воронки, либо поручает агенту начать разговор. Этот ящик должен быть подключен как Gmail-канал агента.
• Прямые письма. Gmail-канал позволяет агенту читать запросы с вложениями и отвечать с настраиваемой задержкой.
• Сайт и соцсети. Website Widget, Instagram, Facebook и TikTok подхватывают тех, кто как раз смотрит ваши работы.
• Другие системы. Конструктор лендингов или ваша CRM могут отправлять контакты на вебхук Trigger Outreach: он создает лида и, если нужно, отправляет первое сообщение.

Чтобы не смешивать креатив, разработку и консалтинг, создайте отдельную воронку для каждого направления и привяжите к ней агента в разделе Lead Management. Client Context хранит сам бриф (услугу, диапазон бюджета, дедлайн, компанию), и эти данные общие для всех каналов одного клиента.

Три сценария для агентства по шагам

1. От брифа до discovery-звонка

1. Агент отвечает на первые вопросы из Базы знаний: FAQ и Business Documents с описанием услуг, процесса работы и того, что входит в сотрудничество.
2. Собирает бриф в поля Client Context и сохраняет имя, телефон и email в карточке клиента.
3. По вашим инструкциям ставит статус воронки, например Квалифицирован, и добавляет метки вроде брендинг или ретейнер. И статусы, и метки должны быть созданы заранее.
4. Если подключен Google Calendar, проверяет, свободно ли время, и бронирует звонок, добавляя участниками аккаунт-менеджера и клиента, а бриф записывает в описание события.
5. Если подключен Task Manager, создает задачу, привязанную к лиду.

2. Follow-up после коммерческого предложения

1. Когда КП отправлено, менеджер или агент ставит статус КП отправлено.
2. Опубликованная последовательность Postponed contextual, прикрепленная к агенту, нацелена на этот статус и метку и срабатывает, только когда клиент молчит: например, короткое напоминание, а через несколько дней финальный вопрос.
3. В шагах типа Agent instructions агент пишет персонализированное сообщение, а Follow-up hours ограничивают отправку выбранными днями и часами.
4. Любой ответ клиента останавливает последовательность.

3. Обновления по проектам и реактивация

1. Ваш сервис для проектов или счетов отправляет запрос на именованный вебхук Trigger Outreach с телефоном или email клиента и контекстом, например, какой этап завершен.
2. Агент пишет обновление на основе этого контекста и пробует выбранные каналы по очереди, пока сообщение не будет успешно отправлено.
3. Для бывших клиентов кампания Immediate outreach нацеливается на метку вроде project_completed, показывает Audience Preview до отправки и распределяет сообщения во времени через интервал отправки.
4. Lead Supervisor по расписанию просматривает свежие чаты и заполняет недостающие статусы и метки.

Какие CRM подключают агентства и что в них делает агент

Агентства, которые уже ведут сделки в HubSpot, Salesforce, Zoho, Bitrix24, Kommo или GoHighLevel, подключают свою CRM к ассистенту на странице Integrations и в разделе Entities & Data Fields Configuration отмечают, какие именно поля агент может заполнять.

• Лиды. Когда клиент проявляет интерес, агент создает лида с включенными полями брифа и обновляет этап по ходу разговора. Kommo и GoHighLevel вместо этого работают со сделками и контактами.
• Сделки. Когда клиент подтверждает сотрудничество, агент открывает сделку в выбранной воронке.
• Контакты. Контакты сопоставляются или создаются по номеру телефона, а переключатели Lead Phone Required и Deal Phone Required помогают избегать дублей.
• Прозрачность. Поле источника помечает записи, созданные AI, а в HubSpot, Zoho, Bitrix24 и Kommo записи содержат ссылку на разговор.

Sync statuses импортирует этапы CRM, чтобы агент использовал те же названия; запускайте его повторно после изменений. Команды без внешней CRM работают во встроенной CRM: канбан-воронка, ответственный менеджер для каждого лида, заметки и задачи в карточке, а после подключения Task Manager еще и командная доска Tasks с напоминаниями в Telegram. Условия тарифов смотрите на странице тарифов.

Практические ограничения и где нужен человек

• Объем работ, цены и договоры. Агент отвечает на основе Базы знаний и инструкций. Индивидуальные сметы, переговоры, креативные правки и подписание остаются за командой.
• Передача человеку. В Handoff Control выберите неявную передачу или стоп-слово, при желании в тихом режиме. Если включен Auto Return, агент возвращается через 24 часа или через заданный вами интервал.
• Ответственные. Назначайте менеджера каждому лиду в его карточке или массово на доске Pipeline.
• Тарифы. На Standard и Pro активным остается один ассистент, поэтому отдельный агент для каждого направления требует Multipro или выше. На Standard CRM-интеграции и Google Calendar подключить нельзя.
• Направление синхронизации. Импорт этапов односторонний: перенос карточки на доске MyChatBot не меняет сделку во внешней CRM.
• Доставка. Trigger Outreach пишет в Instagram, Telegram-бот или WhatsApp Business, только если у клиента уже есть там чат, а в режиме с отправкой вебхук, вызванный дважды, даст два сообщения.
• Рабочее время. Вне Work Hours агент молчит и потом не отвечает на накопившиеся сообщения, поэтому эти чаты должен просмотреть человек.