AI-агенти + CRM для агенцій: клієнти, проєкти, дедлайни

Звідки агенції отримують лідів

Брифи в агенцію рідко приходять в одне місце. Один надходить через форму на сайті-портфоліо, рекомендований клієнт пише партнеру у WhatsApp чи Telegram, бренд-менеджер відповідає на кейс в Instagram, а відділ закупівель надсилає довгий лист із вкладеннями. Усі ці звернення можуть потрапити до одного AI-агента MyChatBot і опинитися у вашому списку лідів.

• Форми брифів на сайті. Автоматизація Lead Form Instant Outreach стежить за скринькою, куди приходять сповіщення з форм, витягує ім’я, телефон, email і Telegram-username та або зберігає ліда на потрібному етапі воронки, або доручає агенту почати розмову. Ця скринька має бути підключена як Gmail-канал агента.
• Прямі листи. Gmail-канал дає агенту читати запити з вкладеннями й відповідати з налаштовуваною затримкою.
• Сайт і соцмережі. Website Widget, Instagram, Facebook і TikTok підхоплюють тих, хто саме переглядає ваші роботи.
• Інші системи. Конструктор лендингів або ваша CRM можуть надсилати контакти на вебхук Trigger Outreach: він створює ліда і, якщо потрібно, надсилає перше повідомлення.

Щоб не змішувати креатив, розробку й консалтинг, створіть окрему воронку для кожного напряму і прив’яжіть до неї агента в розділі Lead Management. Client Context зберігає сам бриф (послугу, діапазон бюджету, дедлайн, компанію), і ці дані спільні для всіх каналів одного клієнта.

Три сценарії для агенції покроково

1. Від брифу до discovery-дзвінка

1. Агент відповідає на перші запитання з Бази знань: FAQ і Business Documents з описом послуг, процесу роботи та того, що входить у співпрацю.
2. Збирає бриф у поля Client Context і зберігає ім’я, телефон та email у картці клієнта.
3. За вашими інструкціями ставить статус воронки, наприклад Кваліфікований, і додає мітки на кшталт брендинг або ретейнер. І статуси, і мітки мають бути створені заздалегідь.
4. Якщо підключено Google Calendar, перевіряє, чи вільний час, і бронює дзвінок, додаючи учасниками акаунт-менеджера та клієнта, а бриф записує в опис події.
5. Якщо підключено Task Manager, створює задачу, прив’язану до ліда.

2. Follow-up після комерційної пропозиції

1. Коли КП надіслано, менеджер або агент ставить статус КП надіслано.
2. Опублікована послідовність Postponed contextual, прикріплена до агента, націлена на цей статус і мітку та спрацьовує лише тоді, коли клієнт мовчить: наприклад, коротке нагадування, а через кілька днів фінальне уточнення.
3. У кроках типу Agent instructions агент пише персоналізоване повідомлення, а Follow-up hours обмежують надсилання вибраними днями й годинами.
4. Будь-яка відповідь клієнта зупиняє послідовність.

3. Оновлення проєктів і реактивація

1. Ваш сервіс для проєктів чи рахунків надсилає запит на іменований вебхук Trigger Outreach з телефоном або email клієнта та контекстом, наприклад, який етап завершено.
2. Агент пише оновлення на основі цього контексту й пробує вибрані канали по черзі, доки повідомлення не буде успішно надіслано.
3. Для колишніх клієнтів кампанія Immediate outreach націлюється на мітку на кшталт project_completed, показує Audience Preview до надсилання й розподіляє повідомлення в часі через інтервал надсилання.
4. Lead Supervisor за розкладом переглядає свіжі чати й заповнює відсутні статуси та мітки.

Які CRM підключають агенції і що в них робить агент

Агенції, які вже ведуть угоди в HubSpot, Salesforce, Zoho, Bitrix24, Kommo або GoHighLevel, підключають свою CRM до асистента на сторінці Integrations і в розділі Entities & Data Fields Configuration позначають, які саме поля агент може заповнювати.

• Ліди. Коли клієнт виявляє інтерес, агент створює ліда з увімкненими полями брифу й оновлює етап у міру розмови. Kommo і GoHighLevel натомість працюють з угодами й контактами.
• Угоди. Коли клієнт підтверджує співпрацю, агент відкриває угоду у вибраній воронці.
• Контакти. Контакти зіставляються або створюються за номером телефону, а перемикачі Lead Phone Required і Deal Phone Required допомагають уникати дублів.
• Прозорість. Поле джерела позначає записи, створені AI, а в HubSpot, Zoho, Bitrix24 і Kommo записи містять посилання на розмову.

Sync statuses імпортує етапи CRM, щоб агент використовував ті самі назви; запускайте його повторно після змін. Команди без зовнішньої CRM працюють у вбудованій CRM: канбан-воронка, відповідальний менеджер для кожного ліда, нотатки й задачі в картці, а після підключення Task Manager ще й командна дошка Tasks із нагадуваннями в Telegram. Умови тарифів дивіться на сторінці тарифів.

Практичні обмеження і де потрібна людина

• Обсяг робіт, ціни й договори. Агент відповідає на основі Бази знань та інструкцій. Індивідуальні кошториси, переговори, креативні правки й підписання залишаються за командою.
• Передача людині. У Handoff Control оберіть неявну передачу або стоп-слово, за бажанням у тихому режимі. Якщо увімкнено Auto Return, агент повертається через 24 години або через заданий вами інтервал.
• Відповідальні. Призначайте менеджера кожному ліду в його картці або масово на дошці Pipeline.
• Тарифи. На Standard і Pro активним лишається один асистент, тож окремий агент для кожного напряму потребує Multipro або вище. На Standard CRM-інтеграції та Google Calendar підключити не можна.
• Напрям синхронізації. Імпорт етапів односторонній: перенесення картки на дошці MyChatBot не змінює угоду в зовнішній CRM.
• Доставка. Trigger Outreach пише в Instagram, Telegram-бот чи WhatsApp Business лише тоді, коли клієнт уже має там чат, а в режимі з надсиланням вебхук, викликаний двічі, дасть два повідомлення.
• Робочий час. Поза Work Hours агент мовчить і потім не відповідає на накопичені повідомлення, тож ці чати має переглянути людина.