Broadcasts: одне повідомлення тисячам, кожна відповідь опрацьована

Що таке Broadcasts і кому вони потрібні

Broadcasts у MyChatBot — це разові кампанії, які надсилають повідомлення вибраній групі клієнтів одразу або в запланований час. У застосунку вони називаються Immediate outreach і розташовані на сторінці Follow-ups & Outreach, поруч із ланцюжками, що спрацьовують, коли клієнт замовк.

Відмінність від звичайного сервісу розсилок у тому, що відбувається після надсилання. Кожне повідомлення йде від імені одного з ваших AI-агентів, і коли клієнт відповідає, цей агент продовжує розмову: відповідає на запитання з бази знань і може оновити статус воронки та мітки клієнта.

Broadcasts підходять командам, які вже мають клієнтську базу в MyChatBot або збираються її імпортувати:

• магазинам і сервісним бізнесам, що анонсують акцію чи запуск для нещодавніх контактів;
• відділам продажів, які активують щойно імпортований список лідів, що ніколи не писали;
• менеджерам, які повертають лідів, що зникли кілька місяців тому;
• бізнесам, що проводять кампанії дзвінків по сегменту через канал Calls.

Як працює розсилка, крок за кроком

1. Створення. Відкрийте Outreach у бічному меню, натисніть Create, дайте кампанії назву, оберіть Immediate outreach і натисніть Continue.
2. Аудиторія. У блоці Client Targeting оберіть джерело клієнтів (з чатами, усі клієнти або без чатів) і звузьте вибір за воронкою, статусами, мітками, агентами, менеджерами, контактними даними, періодом активності чи власними полями.
3. Перевірка. Audience Preview оновлюється разом із фільтрами й показує кількість збігів і таблицю клієнтів із посиланнями на їхні чати. Кампанію без жодного збігу зберегти не можна.
4. Канали. У Outreach Configuration залиште типовий варіант, останній активний чат кожного клієнта, або оберіть канали, які почнуть нові розмови.
5. Повідомлення. Дайте агенту інструкцію, щоб він написав персональне повідомлення кожному клієнту, або надішліть точний Custom message із підстановками {name} і {context}.
6. Розклад і збереження. Оберіть Run now (старт приблизно за 3 хвилини) або Schedule for later, задайте інтервал надсилання й натисніть Save outreach.

Далі статус змінюється зі Scheduled на Running і Completed, а прогрес видно в реальному часі. Відповіді потрапляють в Active chats як звичайні розмови, які веде агент.

Ключові можливості

Точне таргетування

Поєднуйте статуси, мітки (клієнт має мати всі вибрані мітки), воронку, менеджерів і агента, який вів клієнта. Filter by custom field додає до 10 умов за полями ліда, наприклад Location, а Audience limit обмежує запуск від 1 до 10 000 клієнтів, що зручно для тесту на невеликій групі.

Персональні або точні повідомлення

У режимі Agent instruction ви описуєте мету, тон і ключові тези, а агент сам пише кожне повідомлення. Omit core instructions прибирає вплив звичного продажного стилю агента на текст кампанії. Обидва режими підтримують вкладення, а для email можна задати окрему тему листа.

Час і темп

Schedule for later показує орієнтовний час початку й завершення. Call time adjustment per lead зсуває надсилання в часовий пояс кожного ліда, узятий із поля на кшталт timezone. Sending interval обмежує швидкість, наприклад 10 повідомлень на годину, щоб знизити ризик блокування в месенджерах.

Контроль і результати

Заплановану або вже запущену кампанію можна призупинити й відновити, а якщо пауза сталася до першого надсилання, повернути в чернетку. Після запуску Outreach Results показує кожного клієнта з каналом, статусом Sent або Failed і причиною помилки. Типово аудиторія фіксується під час збереження, а Dynamic audience перераховує фільтри в момент надсилання.

Канали та інтеграції

Розсилка може почати розмову лише в каналах, які вміють писати першими. Майстер пропонує Personal WhatsApp, Telegram account, Viber, Email (ваша підключена скринька Gmail), Calls і SMS, кожен разом зі своїм агентом. Зв’язатися з лідами, які ще ніколи не писали, також можна через телефонні канали Ringostat і UniTalk.

Канали-боти, зокрема Telegram-бот, WhatsApp Business API, Instagram і віджет на сайті, відповідають лише тим, хто написав першим, тож холодних лідів через них не охопити. Якщо вибрати кілька каналів, система використовує їх по черзі, і перше успішне надсилання зупиняє подальші спроби для цього клієнта.

У каналі Calls розсилка стає кампанією дзвінків із власною кількістю одночасних ліній.

Відповіді опрацьовуються так само, як будь-який інший чат. Агент читає призначену йому базу знань і ставить мітки та статуси воронки. Якщо підключена CRM, наприклад KeyCRM, Bitrix24 чи HubSpot, кнопка Sync statuses підтягує її етапи воронки в MyChatBot, тож статуси, які ставить агент, збігаються з вашою воронкою. Усі підтримувані системи зібрано на сторінці інтеграцій.

Коли підключається людина і які є обмеження

Агент відповідає сам, але контроль лишається за вашою командою. У розділі Handoff Control налаштувань агента ви обираєте, як чат переходить до людини: оператор вводить стоп-слово або будь-яке повідомлення оператора перемикає чат у режим оператора. Silent handoff робить перемикання непомітним для клієнта, а Auto return from handoff повертає чат агенту через заданий час (типово 24 години). В інструкціях можна також вказати, коли агенту сповіщати менеджера, а сповіщення надходитимуть у Telegram-групу, підключену через Flight Control. Докладніше на сторінці передачі чату людині.

Перед великою розсилкою варто знати кілька обмежень:

• Це розсилка на основі CRM, а не платформа масової пошти: немає відстеження відкриттів і кліків, автоматичного посилання для відписки та прогріву домену. Ви бачите кількість доставлених і невдалих надсилань та справжні відповіді.
• Холодні повідомлення в особистих месенджерах можуть призвести до блокування за спам, тому для великих аудиторій задавайте інтервал надсилання.
• Кожне повідомлення й дзвінок списуються зі спільного балансу повідомлень. Якщо він дійде до нуля, усі асистенти вимкнуться до поповнення, тож перевірте баланс або ввімкніть автопоповнення. Тарифи описано на сторінці цін.
• Приблизно за 3 хвилини до запланованого часу кампанія блокується для редагування.

Як налаштувати першу розсилку

1. Підготуйте агента. В Agent configuration переконайтеся, що агент увімкнений, має призначену базу знань та інструкції щодо тону й того, коли ставити мітки та статуси.
2. Підключіть вихідний канал. У Channels підключіть щонайменше один канал, що може починати розмови, наприклад Personal WhatsApp або Gmail. Канали вимкнених агентів у кампанії приховано.
3. Підготуйте аудиторію. Позначте наявних клієнтів мітками й статусами або скористайтеся Leads → Import leads, щоб завантажити список із Google Spreadsheet і одразу позначити всю партію.
4. Протестуйте на собі. Створіть Immediate outreach із фільтром на одного тестового клієнта, переконайтеся, що попередній перегляд показує рівно 1, оберіть Run now і перевірте, що в Outreach Results стоїть Sent.
5. Запустіть справжню кампанію. Приберіть тестовий фільтр, задайте інтервал надсилання й розклад і збережіть.
6. Нагадайте тим, хто мовчить. Додайте ланцюжок Postponed contextual на ту саму мітку чи статус, опублікуйте його й прикріпіть до агента в Toolkit → Follow ups. Клієнти, які не відповіли, отримають нагадування після заданого періоду тиші. Докладніше про ланцюжки follow-up.

Щоб створювати розсилки, потрібен активний тарифний план.