AI-агенти + CRM для локального бізнесу: дзвінки, записи, повернення

Звідки приходять клієнти локального бізнесу

Сантехнік, грумер чи сервіс ремонту телефонів рідко отримують клієнтів з одного джерела. Звернення надходять дзвінками, у Direct в Instagram, у WhatsApp, через форму на сайті пізно ввечері або SMS від постійного клієнта, який не користується месенджерами. У MyChatBot кожне з них стає лідом і чатом в одній картці клієнта, тож дзвінки, повідомлення й записи зібрані разом.

• Дзвінки. У каналі Calls на вхідні дзвінки відповідає голосовий AI-агент. Транскрипт і запис розмови з’являються в чаті клієнта, а повторний дзвінок з того самого номера потрапляє в той самий чат.
• Месенджери й соцмережі. WhatsApp, Personal WhatsApp, Telegram, Viber, Instagram і Facebook підключаються до одного асистента. Instagram Keyword Responder реагує на коментар на кшталт «ЦІНА» під дописом публічною відповіддю та/або особистим повідомленням у Direct.
• Сайт і реклама. Віджет на сайті відкриває чат прямо на сторінці, Lead Form Instant Outreach перетворює листи з форм на ліди й може надіслати перше повідомлення, а Lead Forms передають заявки з реклами Facebook та Instagram агентові.
• SMS. Двостороннє листування йде через номер у Twilio або Quo (OpenPhone).

Три сценарії роботи агента для локального сервісу

1. Запис на послугу

1. Додайте ціни, райони виїзду та правила в Knowledge Base як FAQ чи Business Documents, а прайс-лист — як Product Spreadsheet.
2. Підключіть вбудований Calendar: вкажіть Timezone, додайте Staff Members з графіками та Services з тривалістю й ціною, пропишіть Booking Instructions, наприклад мінімальний час до запису чи хто з майстрів бере яку роботу.
3. Агент пропонує вільні слоти й записує клієнта. Якщо в цього майстра час уже зайнятий, агент відмовить і попросить обрати інший. Подія показує канал звернення й веде назад у чат.
4. Коли клієнт просить перенести чи скасувати візит, агент змінює той самий запис просто в розмові.

2. Замовлення із самовивозом чи доставкою

1. Хімчистка або пекарня підключає Orders, обирає валюту й додає поля замовлення, як-от адресу й телефон, а також поля позиції, наприклад розмір.
2. Агент збирає позиції та дані в чаті й створює замовлення, яке з’являється в групі New на сторінці Orders.
3. Якщо ввімкнено Requires payment via Stripe, агент надсилає посилання на оплату; після оплати замовлення саме стає Paid і Confirmed.

3. Повернення постійних клієнтів і тих, хто не прийшов

1. В інструкції агента вказано, які статуси воронки та мітки ставити, наприклад мітку для клієнтів з регулярним прибиранням. Lead Supervisor за розкладом заповнює пропущені.
2. Співробітник позначає пропущений візит як No Show у Calendar і переводить клієнта на відповідний етап.
3. Опублікований Postponed contextual follow-up для цього статусу й мітки пише клієнтові після заданого часу тиші; відповідь клієнта зупиняє послідовність.
4. З увімкненим Allow agent to self schedule follow-ups агент також може поставити разове повідомлення на час, про який домовилися в чаті.

Системи запису та CRM, які підключають локальні команди

Багато локальних команд починають із вбудованої CRM: окрема воронка під послугу чи локацію, мітки й статуси воронки в картці клієнта та Task Manager, куди агент ставить задачі на зворотний дзвінок чи виїзд на оцінку, прив’язані до ліда. Якщо у вас уже є інша система, асистент працює в ній:

• Altegio. Агент показує послуги, майстрів і акції, шукає вільні слоти, впізнає постійних клієнтів за номером телефону, записує, переносить і скасовує візити. Деякі налаштування Altegio вимагають SMS-коду, і агент попросить його в клієнта.
• Google Calendar. Агент перевіряє вільний час, створює події з працівником і клієнтом як учасниками та скасовує їх — найнадійніше в тому ж чаті, де був запис.
• KeyCRM, Kommo, HubSpot, Bitrix24 та інші. Агент створює й оновлює ліди, угоди чи контакти з полями, які ви дозволили. У Kommo джерело позначається як AI- плюс назва асистента, а до угоди додається посилання на чат.

До асистента одночасно підключається лише одна CRM, а Altegio, Wlaunch і Google Calendar взаємовиключні. Назви етапів мають точно збігатися із зовнішньою CRM, тому після змін натискайте Sync statuses; імпорт працює лише в один бік. Детальніше — на сторінці синхронізації з CRM, про плани — на сторінці тарифів.

Практичні обмеження та де потрібна людина

• Зміни з боку персоналу не надсилаються клієнтові. Якщо перетягнути запис на інший час або скасувати його в Calendar, клієнт нічого не отримає, а події, створені чи перетягнуті вручну, не перевіряються на накладки. Напишіть клієнтові через посилання View Chat у події.
• Вбудованих нагадувань немає. Calendar не нагадує про візит. Для цього є Follow-ups, повідомлення, які планує сам агент, або вебхук Trigger Outreach з вашої системи запису.
• Робочі години й баланс. Поза Work Hours агент мовчить і потім не відповідає на накопичені повідомлення. Якщо баланс повідомлень вичерпано, асистенти вимикаються в усіх каналах, доки ви його не поповните або не оновиться тариф.

Аварійні виклики, скарги, нестандартні кошториси й повернення коштів лишаються за людьми: скасування оплаченого замовлення не повертає гроші, повернення робиться в Stripe. Handoff Control передає чат оператору за стоп-словом або, з Implicit operator handoff, після будь-якого його повідомлення, за бажання непомітно для клієнта, з автоматичним поверненням агента. Агент може надіслати сповіщення з контактами клієнта й посиланням на чат у Telegram-групу, підключену через Flight Control, а на телефонних лініях Transfer to human operator переводить дзвінок на ваш номер за описаною умовою. Детальніше про передачу людині.