AI-агенти + CRM для освіти: студенти, курси, набір

Звідки школи та курси отримують ліди

Запити на навчання надходять звідусіль: коментарі під рилсом в Instagram, форми на сайті, дзвінки батьків до репетиторського центру, реклама, що веде в Telegram-бота. У MyChatBot кожна розмова в підключеному каналі стає лідом із записом чату.

• Instagram. Агент відповідає в директі, а Instagram Keyword Responder реагує на коментар із ключовим словом, наприклад назвою курсу, під відстежуваним дописом публічною відповіддю та/або особистим повідомленням.
• Форми на сайті. Lead Form Instant Outreach стежить за поштовою скринькою, куди приходять листи з форми, створює лід і може надіслати перше повідомлення через Personal WhatsApp, Telegram account, E-Chat Viber, Gmail, SMS або дзвінком.
• Реклама в Telegram. Посилання на Telegram funnel із джерелом і кампанією в ключі записує обидва значення в лід.
• Віджет сайту, WhatsApp, Viber і телефон. Питання про розклад, вартість і рівні отримує той самий агент, зокрема під час вхідних дзвінків.

Часто пишуть батьки, а не учні, тож доручіть агенту уточнювати, для кого курс, вік і рівень учня, і ставити відповідні мітки, створені заздалегідь.

Три сценарії набору: крок за кроком

1. Від питання про курс до запису на пробне заняття

1. Додайте описи курсів, ціни, розклад і вимоги до вступу в Knowledge Base: FAQ для типових питань і product catalog або product spreadsheet на основі Google Sheets для переліку курсів.
2. За вашими інструкціями агент з’ясовує рівень, мету, формат і зручні дні, ставить статус воронки, наприклад Qualified, і мітки курсу. Мовним школам варто увімкнути Allow agent to switch chat language.
3. У вбудованому Calendar викладачі додаються як Staff Members зі своїм графіком, а пробне заняття як Service із тривалістю. У Booking Instructions ви вказуєте, який викладач веде який курс.
4. Агент пропонує вільні слоти й записує просто в чаті; подія з’являється зі статусом Confirmed і посиланнями на картку клієнта та чат.

2. Відлік до дня відкритих дверей або вебінару в Telegram

1. Візьміть шаблон Countdown funnel в Automations → Telegram funnels і задайте дату, час і часовий пояс події.
2. Людина реєструється одним натисканням за посиланням із реклами, а блоки Wait until event визначають час нагадувань, наприклад за день і за годину.
3. Після події надходить пропозиція; AI check розгалужує сценарій залежно від того, чи хоче людина записатися, а Hand to agent передає чат агенту.
4. Коли платіжна система надсилає set_status на вебхук Trigger Outreach, лід отримує статус оплати; якщо він є в правилах виходу, воронка для цієї людини завершується.

3. Неявки, потенційні учні, які замовкли, і новий семестр

1. Адміністратор позначає пропущене пробне заняття як No Show і змінює статус ліда; опублікований follow-up на цей статус напише після заданого часу тиші, а будь-яка відповідь його зупинить.
2. Потенційні учні, які замовкли після питання про ціну, отримують послідовність на статус на кшталт dropped разом із міткою курсу.
3. Перед новим семестром Immediate outreach відбирає колишніх учнів за мітками, воронкою чи додатковими полями, з попереднім переглядом аудиторії та Sending interval, щоб зменшити ризик блокування за спам.

CRM та інтеграції, які підключають освітні команди

Школа може повністю працювати у вбудованій CRM: воронка для кожної програми чи філії, статуси від запиту до зарахування, мітки курсу й рівня, менеджер на кожному ліді. З Task Manager агент сам створює задачі, прив’язані до ліда, наприклад коли батьки просять документи. Докладніше про синхронізацію з CRM.

• HubSpot, Kommo, Bitrix24. Залежно від CRM агент створює та оновлює ліди, угоди або контакти лише в дозволених вами полях. Записи від AI позначаються в полі Source і містять посилання на чат. Також доступні KeyCRM, Zoho, Salesforce і GoHighLevel; до одного асистента одночасно підключається одна CRM.
• Sync statuses імпортує етапи вашої CRM в один бік: перенесення картки на дошці MyChatBot не змінює угоду в зовнішній CRM.
• Google Calendar підходить, якщо розклад викладачів уже ведеться в Google: агент перевіряє зайнятість, створює й скасовує події. Altegio зручний для студій, які вже записують клієнтів там. Оберіть одне джерело правди для записів.
• Trigger Outreach з’єднує платіжну систему чи навчальну платформу: до 20 іменованих вебхуків, а поле context передає агенту, наприклад, дату старту курсу. Див. тригери.

Практичні обмеження і де потрібна людина

• Нагадування самі не надсилаються. Calendar не шле нагадувань про заняття і нічого не повідомляє учню, коли співробітники переносять чи скасовують запис. Використовуйте follow-ups або вебхук Trigger Outreach.
• Часові пояси. Записи створюються в часовому поясі бізнесу; для учнів з інших країн попросіть агента в Booking Instructions уточнювати їхній пояс.
• Групові заняття. У формі Services немає перемикача для груп; групові сесії з обмеженням місць налаштовує команда MyChatBot на ваш запит.
• Рішення ухвалюють люди. Винятки під час вступу, повернення коштів і делікатні розмови про успішність дитини варто залишати співробітникам. Handoff Control перемикає чат на оператора за стоп-словом або, в неявному режимі, після будь-якого повідомлення оператора; silent handoff зберігає одну цілісну розмову, а auto return знову вмикає агента через 24 години чи власний інтервал. Докладніше про передачу людині.
• Робочі нюанси. Follow-ups спрацьовують лише після публікації, підключення до агента і коли потрібні статус і мітки справді поставлено. На Standard і Pro одночасно активний один асистент; порівняйте тарифи.