AI-агенти + CRM для танцювальних шкіл: студії, заняття, учні

Звідки приходять запити до танцювальної школи

Батьки під рілсом зі звітного концерту питають, з якого віку можна починати; дорослий новачок шукає вечірню групу сальси. Кожен запит стає лідом з окремим чатом, і агент опрацьовує його з тими самими знаннями та правилами запису.

• Instagram. Агент відповідає в директі й на коментарі під дописами та рілсами. Instagram Keyword Responder відстежує до 100 вибраних дописів і реагує на коментар зі словом на кшталт ПРОБНЕ. Докладніше про Instagram.
• Віджет на сайті. Ad-Oriented widget по черзі показує спливні повідомлення на рекламному лендингу; клік по такому повідомленню надсилає в чат заготовлене питання про пробне заняття.
• Форми й лід-реклама. Lead Form Instant Outreach перетворює лист-сповіщення з форми на лід і може написати першим; Lead Forms передає агенту ліди з реклами у Facebook та Instagram.
• Telegram. Посилання з реклами, що веде у воронку Telegram-бота, записує в лід джерело й кампанію; якщо ж підключити особистий Telegram-акаунт, агент відповідає із затримкою 30–40 секунд.
• WhatsApp і телефон. WhatsApp Business або особистий WhatsApp, а також вхідні дзвінки з транскриптом і записом розмови.

Серед каналів, через які агент може написати першим, є особистий WhatsApp, Telegram-акаунт, E-Chat Viber, E-Chat Telegram, email, SMS і дзвінки. Telegram-бот, WhatsApp Business API, Instagram і віджет лише відповідають тим, хто написав першим.

Три сценарії для танцювальної студії

1. Від першого питання до запису на пробне заняття

1. Додайте напрями, рівні, вікові групи й ціни до Бази знань у форматі FAQ.
2. Агент уточнює, для кого заняття, вік і досвід, просить номер телефону, а тоді ставить статус, наприклад trial_requested, і мітку напряму, наприклад salsa. Статус і мітку потрібно створити заздалегідь.
3. Він пропонує вільний час із вашого календаря і створює звичайний запис на пробне заняття. Якщо ввімкнено Allow agent to self schedule follow-ups, агент може запланувати нагадування перед заняттям.
4. Якщо запит виходить за межі ваших матеріалів, наприклад оренда залу, агент позначає чат для оператора й надсилає посилання на нього у вашу Telegram-групу Flight Control.

2. Старт сезону

1. Імпортуйте колишніх учнів із Google Sheet, одразу призначивши мітку й воронку, або скористайтеся мітками, які вже стоять у їхніх картках.
2. Створіть Immediate outreach із фільтром за міткою, воронкою чи додатковим полем, наприклад філією, і перевірте Audience Preview.
3. Спершу протестуйте розсилку з Audience limit 1, а потім задайте Sending interval: масові розсилки в особистих месенджерах можуть призвести до блокування за спам.

3. Учні, які перестали ходити

1. Співробітники або агент ставлять статус, наприклад paused; Lead Supervisor за розкладом проставляє статуси й мітки, яких бракує.
2. Створіть для цього статусу follow-up типу Postponed contextual із двома-трьома кроками, які надсилаються після мовчання учня в межах Follow-up hours.
3. Опублікуйте його й підключіть у Toolkit → Follow ups. Чернетки не спрацьовують, а будь-яка відповідь учня зупиняє послідовність. Докладніше про follow-ups.

Календарі та CRM, які підключає танцювальна школа

До одного асистента можна підключити лише один із сервісів Altegio, Wlaunch чи Google Calendar і одну CRM. Вбудований Calendar може працювати поруч із Google Calendar, але спільних записів у них немає, тож оберіть один із них як основний розклад.

• Вбудований Calendar. Викладачів додають як співробітників із робочими днями, пробне заняття — як послугу з тривалістю й ціною, а Booking Instructions закріплюють за кожним викладачем його напрями. Пропущені заняття можна позначати як No Show. Спочатку задайте часовий пояс: за замовчуванням стоїть UTC.
• Altegio. Учня, який уже займався, агент знаходить за номером телефону, тож може в самому чаті записати його, перенести заняття з вівторка на четвер або скасувати. Якщо у вашому Altegio записи підтверджуються SMS-кодом, учень надсилає цей код у чат.
• Google Calendar. Агент перевіряє, які години вільні, створює й скасовує події та може вписати в опис імʼя й телефон учня; статусів і неявок там немає.
• Вбудована CRM. Окремі воронки для кожної філії або для дітей і дорослих, один статус і кілька міток на лід, нотатки й задачі. Прохання батьків передзвонити агент може оформити як задачу в Task Manager.
• Зовнішня CRM. У Kommo, HubSpot чи Bitrix24 запис привʼязується до номера телефону учня, має джерело з позначкою AI і посилання на чат. Sync statuses підтягує етапи з CRM, але нічого не змінює в самій CRM. Докладніше про синхронізацію з CRM.

Практичні обмеження і де без людей не обійтися

• Без обліку відвідувань і абонементів. MyChatBot не фіксує відвідування, не рахує, скільки занять лишилося, не керує абонементами й не має модуля пробних уроків; пробне заняття — це звичайний запис.
• Групові заняття потребують налаштування. Система запису може розмістити кількох людей на одному занятті й не допустить перевищення місць, але у формі Services немає перемикача групового заняття. Спільне заняття, як-от хіп-хоп щосереди, для вашого акаунта налаштовує команда MyChatBot.
• Батьки. Батьківських акаунтів та інструментів для згоди батьків немає. Доручіть агенту питати вік учня, а питання про здоровʼя, травми чи прогрес передавати викладачу.
• Календар мовчить. Він не надсилає нагадувань і не повідомляє учня, коли співробітники переносять чи скасовують заняття, а записи, додані співробітниками вручну, можуть накладатися. Нагадування налаштовують через follow-ups.
• Work Hours. На повідомлення, що надійшли в неробочий час, агент не відповідає навіть після початку робочого часу.
• Спільний баланс. Відповіді, розсилки й хвилини дзвінків списуються з одного балансу. Коли він доходить до нуля, усі асистенти вимикаються до поповнення, і після нього не завжди вмикаються автоматично.
• Тарифи. Google Calendar, Altegio та інтеграції з CRM доступні з тарифу Pro; кілька активних асистентів, наприклад по одному на кожну філію, з тарифу Multipro. Докладніше на сторінці тарифів.

Щоб перейняти розмову, викладач пише в чат ваше стоп-слово; у неявному режимі Handoff Control передає чат оператору після будь-якого його повідомлення. Перемикання можна зробити непомітним для учня, а з увімкненим Auto return агент знову береться до роботи через 24 години або через заданий вами інтервал. Докладніше про передачу чату людині.