AI-агенты + CRM для танцевальных школ: студии, занятия, ученики

Откуда приходят заявки в танцевальную школу

Родитель под рилсом с отчётного концерта спрашивает, с какого возраста берут детей; взрослый новичок поздно вечером ищет группу сальсы. Каждое обращение становится лидом со своим чатом, и агент отвечает на него, опираясь на те же знания и правила записи.

• Instagram. Агент отвечает в директе и на комментарии под постами и рилсами. Instagram Keyword Responder отслеживает до 100 выбранных постов и реагирует на слово вроде ПРОБНОЕ. См. страницу Instagram.
• Виджет на сайте. Ad-Oriented Widget по очереди показывает всплывающие сообщения на рекламном лендинге; клик по такому сообщению отправляет в чат от имени посетителя заранее подготовленный вопрос о пробном занятии.
• Формы и лид-реклама. Lead Form Instant Outreach превращает письмо-уведомление о заявке с формы в лид и может написать первым; Lead Forms передаёт агенту заявки из лид-рекламы Facebook и Instagram.
• Telegram. Ссылка из рекламы в воронку Telegram-бота сохраняет в лиде источник и кампанию; личный аккаунт Telegram, подключённый вместо бота, отвечает через 30–40 секунд.
• WhatsApp и телефон. WhatsApp Business или личный WhatsApp, а также входящие звонки с расшифровкой и записью разговора.

Агент может первым начать диалог, в частности, через личный WhatsApp, аккаунт Telegram, E-Chat Viber, E-Chat Telegram, email, SMS и звонки. Telegram-бот, WhatsApp Business API, Instagram и виджет отвечают только тем, кто написал первым.

Три сценария для танцевальной студии

1. От первого вопроса до записи на пробное занятие

1. Добавьте направления, уровни, возрастные группы и цены в Базу знаний в формате FAQ.
2. Агент уточняет, для кого занятие, возраст и опыт, спрашивает номер телефона, а затем ставит статус, например trial_requested, и метку направления, например salsa. Статус и метку нужно создать заранее.
3. Агент предлагает свободное время из вашего календаря и оформляет пробное занятие как обычную запись. Если включено Allow agent to self schedule follow-ups, он может запланировать напоминание перед занятием.
4. Если вопрос выходит за рамки ваших материалов, например аренда зала, агент отмечает чат для оператора и отправляет ссылку в вашу Telegram-группу Flight Control.

2. Старт сезона

1. Импортируйте бывших учеников из Google-таблицы, сразу указав метку и воронку, или используйте метки, которые уже стоят в их карточках.
2. Создайте Immediate outreach с фильтром по метке, воронке или кастомному полю, например «Филиал», и проверьте Audience Preview.
3. Для теста поставьте Audience limit 1, затем задайте Sending interval: массовая рассылка с личных аккаунтов в мессенджерах грозит блокировкой за спам.

3. Ученики, которые перестали ходить

1. Сотрудники или агент ставят статус, например paused; Lead Supervisor по расписанию проставляет недостающие статусы и метки.
2. Настройте на этот статус follow-up типа Postponed contextual: два-три шага, которые отправляются после молчания ученика в пределах Follow-up hours.
3. Опубликуйте его и подключите в Toolkit → Follow ups: черновики не срабатывают, а любой ответ останавливает последовательность. См. руководство по follow-ups.

Какие календари и CRM подключить танцевальной школе

К одному ассистенту подключается только один из трёх сервисов записи (Altegio, Wlaunch или Google Calendar) и одна CRM. Встроенный Calendar можно использовать вместе с Google Calendar, но общих записей у них нет, поэтому основным расписанием выберите что-то одно.

• Встроенный Calendar. Преподаватели заводятся как сотрудники с рабочими днями, пробное занятие — как услуга с длительностью и ценой, а в Booking Instructions указано, какой преподаватель ведёт какое направление. Пропущенные занятия можно отмечать как No Show. Первым делом задайте часовой пояс: по умолчанию стоит UTC.
• Altegio. Ученика, который уже занимался у вас, агент находит по номеру телефона, поэтому может прямо в чате записать его, перенести занятие со вторника на четверг или отменить. Если в вашем Altegio запись подтверждается кодом из SMS, ученик отправляет этот код в чат.
• Google Calendar. Агент проверяет свободное время, создаёт и отменяет события и может вписать в описание имя и телефон ученика; статусов и отметок о неявке здесь нет.
• Встроенная CRM. Воронки по филиалам или отдельно для детей и взрослых, у каждого лида один статус и несколько меток, заметки и задачи. Просьбу родителя перезвонить агент может оформить задачей в Task Manager.
• Внешняя CRM. В Kommo, HubSpot или Bitrix24 запись привязывается к телефону ученика, получает источник с пометкой AI и ссылку на чат. Sync statuses подтягивает этапы из CRM в одну сторону: обратно ничего не записывается. Как устроена синхронизация с CRM.

Практические ограничения и что остаётся за людьми

• Нет учёта посещаемости и абонементов. MyChatBot не отмечает посещения, не считает оставшиеся занятия, не управляет абонементами и подписками, и отдельного модуля пробных занятий в нём нет; пробное занятие — это обычная запись.
• Групповые занятия требуют настройки. Система записи может разместить на одном занятии нескольких человек, не допуская превышения числа мест, но в форме Services нет переключателя групповых занятий. Групповое занятие, например хип-хоп по средам, для вашего аккаунта настраивает команда MyChatBot.
• Родители. Нет родительских аккаунтов и функций для получения согласия. Пусть агент уточняет возраст ученика, а вопросы о здоровье, травмах или прогрессе передаёт преподавателю.
• Календарь молчит. Calendar не отправляет напоминаний и не пишет ученику, когда сотрудники переносят или отменяют занятие, а записи, добавленные сотрудниками, могут накладываться друг на друга; напоминания отправляются через follow-ups.
• Work Hours. На сообщения, пришедшие в нерабочее время, агент не отвечает, даже после начала рабочего времени.
• Общий баланс. Ответы, рассылки и минуты звонков списываются с одного баланса; при нулевом балансе все ассистенты отключаются до пополнения, и после него не всегда включаются автоматически.
• Тарифы. Google Calendar, Altegio и интеграции с CRM доступны с тарифа Pro; несколько активных ассистентов, например по одному на филиал, с тарифа Multipro. См. тарифы.

Handoff Control передаёт чат оператору, когда преподаватель пишет в чат ваше стоп-слово, а в неявном режиме — после любого сообщения оператора. Переключение можно скрыть, а при включённом Auto return агент возвращается через 24 часа или через заданный вами интервал. Подробности на странице о передаче чата человеку.