Проблема: 24-часовое окно закрывается, пока вы спите
Если вы ведёте WhatsApp-трафик на несколько локаций с одного общего номера, вы уже знаете, где утечка. Запросы разбирают в рабочие часы, но самые важные сообщения приходят вечером, в выходные или через пару минут после того, как человек увидел публикацию, когда за столом уже никого нет.
WhatsApp позволяет свободно отвечать только внутри 24-часового окна после сообщения клиента. Как только оно закрывается, вернуться в диалог можно лишь шаблонным сообщением, а готовый клиент к этому моменту обычно уже записался в другом месте. Дело не в спросе. Дело во времени ответа.
Начните с малого: один агент, один номер
Не включайте все локации сразу. Подключите одного агента продаж MyChatBot к одному номеру WhatsApp Business и дайте ему отработать реальную неделю трафика: так вы прочтёте переписки и поправите формулировки, пока цена ошибки невелика.
Дайте агенту две вещи, без которых он не будет отвечать как координатор, знающий прайс наизусть. Загрузите меню услуг в Product Spreadsheet, чтобы он называл реальные процедуры по реальным ценам, а не импровизировал, и внесите график работы, адрес, парковку, уход после процедуры и правила отмены в документы Business Domain. Подключите Google Calendar — и агент будет проверять действительно свободные слоты и записывать клиента прямо в календарь, в одиннадцать вечера, в воскресенье, когда бы сообщение ни пришло.
Соберите инструкцию в Configuration Wizard и там же прогоните её через battle-testing на собственных неудобных вопросах, ещё до первого разговора с клиентом. Версионирование позволит в любой момент вернуться к формулировке, которая работала.
Масштабирование агента на все локации
Когда пилотный номер ведёт себя хорошо, клонируйте агента на остальные. Каждая локация сохраняет свой календарь, свой прайс и свой график, но все они сходятся в одну CRM.
Подключите KeyCRM, SalesDrive, Bitrix24, Kommo, HubSpot или ту CRM, с которой вы уже работаете, и позвольте агенту вызывать create_crm_lead, как только в чате появляется намерение, и add_crm_client_contact, чтобы контакт не потерялся. Каждая карточка получает lead_chat_link, поэтому любой, кто её откроет, читает сам разговор, а не пересказ. Помечайте источник как «AI-» — и вы сразу увидите, какие записи привёл агент.
Дальше включите Lead Processing. Labels и Statuses держат воронку в порядке по каждой локации, а Follow-ups берут на себя того, кто спросил цены и замолчал: одного своевременного напоминания внутри 24-часового окна тёплому запросу обычно достаточно.
Где подключаются ваши люди
Такой агент освобождает ваших координаторов, а не заменяет их: смысл в том, чтобы доводить до человека только те разговоры, которым это действительно нужно. Hand-off Control направляет вопросы об аллергиях, индивидуальные пакеты и жалобы персоналу через Flight Control в Telegram, с silent hand-off, чтобы клиент не видел перехода. Агент несёт объём; ваши координаторы принимают решения.
Что меняется на практике
Первое, что вы почувствуете, — WhatsApp больше не упирается в скорость набора текста. Каждый запрос получает мгновенный и точный первый ответ с реальными ценами и реальным слотом, поэтому 24-часовое окно не тратится впустую, а вечерний лид перестаёт быть потерянным лидом.
Второе изменение — прозрачность. Вместо того чтобы гадать по общему телефону, вы видите запросы, записи и неявки по каждой локации в одной воронке, а команда перестаёт бояться понедельничного беклога.
Напоследок настройте то, что делает общение опрятным: Agent On/Off с расписанием, чтобы агент работал именно тогда, когда нужен, и Reply Format, чтобы ссылки на изображения приходили изображениями, а длинные ответы — абзацами, а не стеной текста. В WhatsApp вся игра сводится к одному: никогда не заставлять готового покупателя ждать.
Реальная история клиента об этом: Бронирование + апсейл продуктов в 22 локациях.