Проблема: 24-годинне вікно закривається, поки ви спите
Якщо ви ведете WhatsApp-трафік на кілька локацій з одного спільного номера, ви вже знаєте, де витік. Запити опрацьовують у робочі години, але найважливіші повідомлення приходять увечері, на вихідних або за кілька хвилин після того, як людина побачила допис, коли за столом уже нікого немає.
WhatsApp дозволяє вільно відповідати лише в межах 24-годинного вікна після повідомлення клієнта. Щойно воно закривається, повернутися в діалог можна тільки шаблонним повідомленням, а готовий клієнт на той час зазвичай уже записався деінде. Проблема не в попиті. Проблема в часі відповіді.
Почніть з малого: один агент, один номер
Не вмикайте всі локації одразу. Підключіть одного агента продажів MyChatBot до одного номера WhatsApp Business і дайте йому попрацювати з реальним тижневим потоком: так ви прочитаєте транскрипти й виправите формулювання, поки ціна помилки мала.
Дайте агентові дві речі, без яких він не відповідатиме як координатор, який знає прайс напамʼять. Завантажте меню послуг у Product Spreadsheet, щоб він називав реальні процедури за реальними цінами, а не імпровізував, і внесіть графік роботи, адресу, парковку, догляд після процедури та правила скасування в документи Business Domain. Підключіть Google Calendar, і агент перевірятиме справді вільні слоти та записуватиме клієнта просто в календар, об одинадцятій вечора, у неділю, коли б повідомлення не прийшло.
Зберіть інструкцію в Configuration Wizard і там само проженіть її через battle-testing на власних незручних запитаннях, ще до першої розмови з клієнтом. Версіонування дасть змогу будь-коли повернутися до формулювання, яке працювало.
Масштабування агента на всі локації
Коли пілотний номер поводиться добре, клонуйте агента на решту. Кожна локація зберігає власний календар, власний прайс і власний графік, але всі вони зводяться в одну CRM.
Підключіть KeyCRM, SalesDrive, Bitrix24, Kommo, HubSpot чи ту CRM, з якою ви вже працюєте, і дозвольте агентові викликати create_crm_lead, щойно в чаті зʼявляється намір, та add_crm_client_contact, щоб контакт не загубився. Кожна картка отримує lead_chat_link, тож будь-хто, хто її відкриє, читає саму розмову, а не переказ. Позначайте джерело як «AI-», і ви одразу бачитимете, які записи привів агент.
Далі увімкніть Lead Processing. Labels та Statuses тримають воронку в порядку по кожній локації, а Follow-ups беруть на себе того, хто запитав ціни й замовк: одного вчасного нагадування в межах 24-годинного вікна теплому запиту зазвичай достатньо.
Де підключаються ваші люди
Такий агент звільняє ваших координаторів, а не замінює їх: сенс у тому, щоб доводити до людини лише ті розмови, які справді цього потребують. Hand-off Control спрямовує питання про алергії, індивідуальні пакети й скарги до персоналу через Flight Control у Telegram, із silent hand-off, щоб клієнт не бачив переходу. Агент несе обсяг; ваші координатори ухвалюють рішення.
Що змінюється на практиці
Перше, що ви відчуєте, — WhatsApp більше не впирається у швидкість набору тексту. Кожен запит отримує миттєву й точну першу відповідь із реальними цінами та реальним слотом, тож 24-годинне вікно не марнується, а вечірній лід перестає бути втраченим лідом.
Друга зміна — прозорість. Замість того щоб гадати по спільному телефону, ви бачите запити, записи й неявки по кожній локації в одній воронці, а команда перестає боятися понеділкового беклогу.
Наостанок налаштуйте те, що робить спілкування охайним: Agent On/Off із розкладом, щоб агент працював саме тоді, коли потрібен, і Reply Format, щоб посилання на зображення приходили зображеннями, а довгі відповіді — абзацами, а не стіною тексту. У WhatsApp уся гра зводиться до одного: ніколи не змушувати готового покупця чекати.
Справжня історія клієнта про це: Бронювання + апсейл продуктів у 22 локаціях.