Як виглядає хороший outbound
Outbound, що конвертує, — це не про обсяг, а про те, щоб звернутися до потрібної людини з потрібним повідомленням у потрібний момент. У MyChatBot це налаштовується на сторінці Follow-ups & Outreach (Outreach у лівому меню): кампанія Immediate outreach надсилає разове повідомлення або дзвінок відфільтрованому сегменту клієнтів.
Перед початком потрібні:
- канал, який може першим почати розмову: Personal WhatsApp, Telegram account, Viber, Email, Calls або SMS. Telegram-бот, WhatsApp Business, Instagram і віджет на сайті лише відповідають тим, хто написав першим;
- увімкнений агент на цьому каналі, інакше канал у кампанії буде приховано;
- ліди з потрібними статусами й мітками та достатній баланс sales-повідомлень.
Побудуйте цільові сегменти
Не надсилайте одне повідомлення всій базі. Розбийте її на сегменти — за галуззю, роллю, етапом інтересу чи регіоном — і адаптуйте текст під кожен. Фільтри для цього є в блоці Client Targeting:
- Client Source: Clients with chats (за замовчуванням), All clients або Clients without chats — імпортовані ліди, які ще жодного разу не писали.
- Pipeline, Statuses, Labels, Agents і Managers. Клієнт має мати всі вибрані мітки.
- Contact details: Has phone number або Has email.
- Filter by custom field: до 10 фільтрів за полями з Additional information ліда. Назви полів чутливі до регістру.
- Audience limit: від 1 до 10 000 клієнтів.
Audience Preview оновлюється під час зміни фільтрів і показує знайдених клієнтів із посиланнями Open на їхні чати. Сегменти працюють лише тоді, коли ліди позначені: ставте мітки й статуси під час імпорту або пропишіть в інструкціях агента, які з них застосовувати в розмовах.
Запуск кампанії крок за кроком
- Відкрийте Outreach у лівому меню й натисніть Create.
- Введіть назву, виберіть Immediate outreach і натисніть Continue.
- У Client Targeting задайте фільтри для одного сегмента й перевірте Audience Preview.
- В Outreach Configuration виберіть канал. Для Clients with chats за замовчуванням стоїть Use existing chat (most recent); для інших джерел канал обов’язковий. Кілька каналів система пробує по черзі, і перше успішне надсилання зупиняє подальші спроби.
- У Message виберіть Agent instruction (агент пише персоналізоване повідомлення кожному клієнту) або Custom message (точний текст із плейсхолдерами {name} і {context}).
- У Schedule виберіть Run now (старт приблизно за 3 хвилини) або Schedule for later. Для відкладеного запуску Call time adjustment per lead зсуває надсилання в часовий пояс ліда, узятий із поля в Additional information.
- Натисніть Save outreach. Статус проходить етапи Scheduled, Running і Completed, а Outreach Results показує доставлені й невдалі надсилання.
Спершу протестуйте: відфільтруйте аудиторію до власного тестового клієнта, наприклад за міткою чи власним полем, і переконайтеся, що Audience Preview показує рівно 1 клієнта. Лише потім запускайте повну розсилку.
Контролюйте швидкість розсилки, щоб знизити ризик блокувань
Холодні повідомлення в особистих месенджерах можуть призвести до антиспам-блокувань. Задайте Sending interval у блоці Schedule: скільки повідомлень іде за інтервал і тривалість інтервалу в секундах, до 1 000 повідомлень за 86 400 секунд. Якщо поле порожнє, повідомлення надсилаються без обмежень швидкості.
Єдиної правильної швидкості немає: почніть із невеликої аудиторії й повільного темпу, потім коригуйте. Вікно Estimated у шапці показує, скільки триватиме кампанія. Для Calls поле Number of lines задає кількість одночасних ліній.
Типові проблеми та як їх виправити
- No active outreach channels available. Підключіть канал, який може першим почати розмову, наприклад Personal WhatsApp, Telegram account, Viber або Email.
- Частину каналів приховано. Їхній агент вимкнений; увімкніть його.
- Кампанія не зберігається. Аудиторія порожня, для Schedule for later не вказано дату або для джерела без чатів не вибрано канал.
- Форма доступна лише для читання. Приблизно за 3 хвилини до запуску кампанія блокується. Якщо ви призупинили її до першого надсилання, скористайтеся Edit as Draft.
- Email-кампанія пішла через інший канал. Залиште вибраним лише канал Email.
- Після великої розсилки агенти вимкнулися. Повідомлення й дзвінки списуються зі спільного балансу sales-повідомлень; коли він доходить до нуля, усі асистенти вимикаються до поповнення. Перевіряйте баланс і використовуйте Audience limit.
Що читати далі
Щоб повторно написати тим, хто не відповів, створіть послідовність Postponed contextual на той самий статус або мітку, опублікуйте її (Publish) і додайте агенту в Toolkit → Follow ups.