Как выглядит хороший outbound
Outbound, который конвертирует, — это не про объём, а про то, чтобы обратиться к нужному человеку с нужным сообщением в нужный момент. В MyChatBot это настраивается на странице Follow-ups & Outreach (Outreach в левом меню): кампания Immediate outreach отправляет разовое сообщение или звонок отфильтрованному сегменту клиентов.
Перед началом нужны:
- канал, который может первым начать разговор: Personal WhatsApp, Telegram account, Viber, Email, Calls или SMS. Telegram-бот, WhatsApp Business, Instagram и виджет на сайте только отвечают тем, кто написал первым;
- включённый агент на этом канале, иначе канал в кампании будет скрыт;
- лиды с нужными статусами и метками и достаточный баланс sales-сообщений.
Постройте целевые сегменты
Не отправляйте одно сообщение всей базе. Разбейте её на сегменты — по отрасли, роли, этапу интереса или региону — и адаптируйте текст под каждый. Фильтры для этого есть в блоке Client Targeting:
- Client Source: Clients with chats (по умолчанию), All clients или Clients without chats — импортированные лиды, которые ещё ни разу не писали.
- Pipeline, Statuses, Labels, Agents и Managers. У клиента должны быть все выбранные метки.
- Contact details: Has phone number или Has email.
- Filter by custom field: до 10 фильтров по полям из Additional information лида. Названия полей чувствительны к регистру.
- Audience limit: от 1 до 10 000 клиентов.
Audience Preview обновляется при изменении фильтров и показывает найденных клиентов со ссылками Open на их чаты. Сегменты работают, только если лиды размечены: ставьте метки и статусы при импорте или пропишите в инструкциях агента, какие из них применять в разговорах.
Запуск кампании шаг за шагом
- Откройте Outreach в левом меню и нажмите Create.
- Введите название, выберите Immediate outreach и нажмите Continue.
- В Client Targeting задайте фильтры для одного сегмента и проверьте Audience Preview.
- В Outreach Configuration выберите канал. Для Clients with chats по умолчанию стоит Use existing chat (most recent); для остальных источников канал обязателен. Несколько каналов система пробует по очереди, и первая успешная отправка останавливает дальнейшие попытки.
- В Message выберите Agent instruction (агент пишет персонализированное сообщение каждому клиенту) или Custom message (точный текст с плейсхолдерами {name} и {context}).
- В Schedule выберите Run now (старт примерно через 3 минуты) или Schedule for later. Для отложенного запуска Call time adjustment per lead сдвигает отправку в часовой пояс лида, взятый из поля в Additional information.
- Нажмите Save outreach. Статус проходит этапы Scheduled, Running и Completed, а Outreach Results показывает доставленные и неудачные отправки.
Сначала протестируйте: отфильтруйте аудиторию до собственного тестового клиента, например по метке или пользовательскому полю, и убедитесь, что Audience Preview показывает ровно 1 клиента. Только потом запускайте полную рассылку.
Контролируйте скорость рассылки, чтобы снизить риск блокировок
Холодные сообщения в личных мессенджерах могут привести к антиспам-блокировкам. Задайте Sending interval в блоке Schedule: сколько сообщений уходит за интервал и длительность интервала в секундах, до 1 000 сообщений за 86 400 секунд. Если поле пустое, сообщения отправляются без ограничения скорости.
Единственно правильной скорости нет: начните с небольшой аудитории и медленного темпа, затем корректируйте. Окно Estimated в шапке показывает, сколько продлится кампания. Для Calls поле Number of lines задаёт число одновременных линий.
Частые проблемы и как их решить
- No active outreach channels available. Подключите канал, который может первым начать разговор, например Personal WhatsApp, Telegram account, Viber или Email.
- Часть каналов скрыта. Их агент выключен; включите его.
- Кампания не сохраняется. Аудитория пустая, для Schedule for later не указана дата или для источника без чатов не выбран канал.
- Форма доступна только для чтения. Примерно за 3 минуты до запуска кампания блокируется. Если вы поставили её на паузу до первой отправки, воспользуйтесь Edit as Draft.
- Email-кампания ушла через другой канал. Оставьте выбранным только канал Email.
- После большой рассылки агенты выключились. Сообщения и звонки списываются с общего баланса sales-сообщений; при нуле все ассистенты выключаются до пополнения. Проверяйте баланс и используйте Audience limit.
Что читать дальше
Чтобы повторно написать тем, кто не ответил, создайте последовательность Postponed contextual на тот же статус или метку, опубликуйте её (Publish) и добавьте агенту в Toolkit → Follow ups.