AI-агент, який працює всередині HubSpot

Що дає підключення HubSpot

Інтеграція HubSpot зʼєднує асистента продажів MyChatBot з вашим акаунтом HubSpot. Після підключення асистент веде CRM просто під час розмови: створює лід, коли людина виявляє інтерес, оновлює його, поки розмова триває, створює угоду з товарами й підтримує контакти в актуальному стані. Нікому з команди не треба переносити імена та телефони з чату в HubSpot вручну.

Що саме потрапляє в CRM, вирішуєте ви. Після підключення в панелі Entities & Data Fields Configuration вмикаєте Use Leads і Use Deals, позначаєте стандартні та кастомні поля HubSpot, які асистент може заповнювати, і обираєте воронку через Select Pipeline. Записуються лише поля, які ви позначили й зберегли кнопкою Apply fields.

Інтеграція працює з трьома типами сутностей HubSpot:

• Leads — потенційні продажі.
• Deals — угоди в роботі, за потреби з товарами як line items.
• Contacts — картки окремих клієнтів, які створюються або знаходяться за номером телефону разом із лідами й угодами.

Що AI-агент робить у HubSpot

Підключений асистент отримує чотири CRM-інструменти. Асистент сам вирішує, коли їх використати, спираючись на інструкції та розмову.

1. create_crm_lead створює лід із полями full_name, phone, Status, hs_pipeline_stage і кастомними полями, які ви ввімкнули. Контакт знаходиться або створюється за телефоном і привʼязується.
2. edit_crm_lead оновлює наявний лід: імʼя, телефон, статус чи етап або будь-яке інше налаштоване поле.
3. create_crm_deal створює угоду з full_name і phone (обидва обовʼязкові), етапом угоди, кастомними полями та products. Кожен товар містить name, sku, price і quantity. Контакт знаходиться або створюється, і угода привʼязується до нього.
4. add_crm_client_contact створює або оновлює контакт (full_name і phone обовʼязкові). Відповідний лід теж оновлюється, а картка клієнта в MyChatBot лишається синхронізованою.

Частина полів заповнюється автоматично. lead_custom_source отримує значення AI- плюс імʼя асистента, а deal_source — назву каналу звʼязку або AI, тож у звітах HubSpot легко побачити, які записи прийшли від AI. lead_chat_link і deal_chat_link додаються до кожного ліда й угоди та відкривають саме ту розмову, з якої виник запис.

Для line items асистент бере наявний товар HubSpot, знайдений за product_id, line_item_id або назвою та SKU, і створює новий лише тоді, коли збігу немає, тому для нових товарів потрібен sku.

Які канали передають дані в HubSpot

Інтеграція належить асистенту, а не окремому каналу. Записом у HubSpot може завершитися розмова в будь-якому каналі Sales Platform, підключеному до цього асистента: Website Widget, WhatsApp, Telegram-бот або Telegram Account, Instagram, Facebook Messenger, TikTok, Viber-бот або E-Chat Viber, Gmail, SMS, чати з покупцями OLX, AI-дзвінки та Webhooks API.

Оскільки deal_source фіксує канал звʼязку або AI, у звітах HubSpot простіше побачити, звідки прийшли угоди, створені AI. Контакти знаходяться або створюються за телефоном, тож номер, який клієнт уже залишав в іншому каналі, привʼязується до наявного контакту. Увімкніть Lead Phone Required і Deal Phone Required, щоб асистент отримував телефон до створення запису, і дублікатів стане менше.

Приклад: від першого повідомлення до угоди в HubSpot

Ось як одна розмова перетворюється на записи в CRM, якщо йти за прикладами інструкцій із документації. Канал тут Instagram, але в будь-якому іншому підключеному каналі все відбувається так само.

1. Перше повідомлення. Клієнт пише в Direct і питає про товар. Асистент відповідає з бази знань і просить імʼя та номер телефону.
2. Лід створено. Клієнт залишає обидва. За інструкцією на кшталт «коли клієнт виявляє інтерес, створи лід зі статусом New» асистент викликає create_crm_lead. У HubSpot зʼявляється лід, привʼязаний до контакту з цим номером, з lead_custom_source AI- плюс імʼя асистента та lead_chat_link на цю переписку.
3. Оновлення статусу. Коли клієнт просить передзвонити, асистент викликає edit_crm_lead, ставить статус In Progress і записує зручний час у поле, яке ви ввімкнули. Коли інтерес підтверджено, статус змінюється на Qualified.
4. Угоду створено. Коли клієнт підтверджує покупку, асистент викликає create_crm_deal з повним імʼям, телефоном і обраним товаром як line item (назва, SKU, ціна, кількість) та ставить етап Appointment Scheduled. deal_source заповнюється автоматично, а deal_chat_link веде назад до розмови.
5. Далі працює команда. Менеджер відкриває угоду в HubSpot і за посиланням на чат читає всю переписку ще до дзвінка. Щоб відповісти просто в чаті, він вимикає в ньому перемикач AI, і чат переходить у режим оператора; параметри передачі людині налаштовують у Handoff Control.

Налаштування за три кроки

1. Створіть private app у HubSpot. Увійдіть як адміністратор, відкрийте Settings > Integrations > Private Apps, натисніть Create a private app, дайте назву, оберіть усі scopes (CRM, CMS, Communication preference, Marketing, Settings, Other), натисніть Create App і скопіюйте API-ключ.
2. Підключіть його в MyChatBot. Відкрийте Integrations, оберіть асистента у випадному списку вгорі, знайдіть HubSpot у розділі CRM Systems, натисніть Connect, вставте API Key і натисніть Submit. На картці зʼявиться позначка Connected.
3. Оберіть сутності та поля. Увімкніть Use Leads і Use Deals, позначте поля, оберіть воронку, натисніть Apply fields і запустіть Sync statuses у панелі Funnel Status Sync.

Потім звичайною мовою опишіть в інструкціях асистента, коли діяти: коли створювати лід, який статус ставити, коли підтверджена покупка стає угодою. Назви статусів в інструкціях мають збігатися з воронкою HubSpot. Гайд із налаштування HubSpot проводить через кожен екран, а в документації є повний опис полів (англійською).

Обмеження та вимоги

• Тариф. На сторінці тарифів HubSpot вказано серед CRM- та ERP-інтеграцій тарифу Pro, а Multipro і Corporate включають усе, що є в Pro. На тарифі Standard картка HubSpot має позначку PRO, і обрати її не можна.
• Для кожного асистента окремо. Підключення діє лише для обраного асистента; іншому потрібне власне або копія через Select Existing Connection.
• Одна CRM на асистента. Поки HubSpot підключено, інші інструменти в CRM Systems для цього асистента неактивні.
• Точні статуси. Значення Status мають точно збігатися з воронкою HubSpot, інакше запис може опинитися не на тому етапі. Після змін у воронці знову запустіть Sync statuses або вказуйте етап за його ID у hs_pipeline_stage.
• Синхронізація етапів в один бік. Sync statuses імпортує етапи HubSpot у MyChatBot. Перетягування картки на дошці Leads у MyChatBot не переміщує угоду в HubSpot.
• Тести записують дані насправді. Інструменти, що записують дані, під час тестування справді виконуються, тож перевіряйте роботу на тестових даних, які потім можна прибрати.