AI-агент, який записує ліди й замовлення в KeyCRM

Що дає підключення KeyCRM

Інтеграція MyChatBot пов’язує одного з ваших асистентів продажів з акаунтом KeyCRM, тож робота в CRM відбувається під час розмови, а не після неї. Коли клієнт виявляє інтерес, підтверджує покупку або залишає номер телефону, асистент сам створює запис у KeyCRM.

Підключення авторизується API-ключем KeyCRM, який адміністратор створює в розділі Settings → General. У MyChatBot ви вставляєте його як Access Token і вирішуєте, з якими сутностями та полями працюватиме асистент. KeyCRM має три типи сутностей: Leads (потенційні продажі), Orders (продажі в процесі) і Contacts (дані клієнта). Для кожної доступні стандартні поля KeyCRM і кастомні поля, які ви створили у своєму акаунті.

Три поля заповнюються автоматично. Status відповідає етапу воронки в KeyCRM. Source отримує назву каналу, з якого прийшов чат, наприклад Telegram чи WhatsApp, або значення AI, якщо канал не вказано. Chat Link додається до кожного ліда й замовлення та зберігається в полі коментаря менеджера, тож менеджер відкриває вихідну розмову просто із запису в CRM.

Що AI-агент робить у KeyCRM

Після підключення асистент отримує чотири інструменти. Кожне поле, яке ви позначите в Entities & Data Fields Configuration, стає полем, яке він може заповнити.

• create_crm_lead (створення ліда): full_name (обов’язкове), phone, Status і ваші кастомні поля. Контакт створюється або знаходиться за номером телефону, лід прив’язується до нього, додаються посилання на чат і джерело.
• edit_crm_lead (оновлення ліда): змінює ім’я, телефон, Status або кастомні поля ліда, який уже пов’язаний із цим клієнтом. Контакт зіставляється за телефоном, посилання на чат і джерело лишаються на місці.
• create_crm_deal (створення замовлення): full_name і phone (обидва обов’язкові), доставка з полями shipping_address_city і shipping_receive_point (обов’язково) та товари, кожен із sku, name, price і quantity (обов’язково), плюс кастомні поля. Товари зіставляються з наявними або створюються, а MyChatBot синхронно веде власний запис замовлення.
• add_crm_client_contact (додавання або оновлення контакту): full_name і phone, обидва обов’язкові. Якщо для клієнта вже є лід, він оновлюється цим контактом, так само як картка клієнта в MyChatBot і пов’язані замовлення.

Називати інструменти в інструкціях не обов’язково. Опишіть звичайною мовою, коли створювати лід і який статус ставити, і асистент сам обере потрібний інструмент. Якщо ввімкнути панель KeyCRM Products, каталог KeyCRM імпортується й індексується, тож асистент може знаходити й радити товари просто в чаті, а для складного підбору є Agentic Search.

Які канали передають дані в KeyCRM

Інтеграції налаштовуються для асистента, а не для окремого каналу. Ліди й замовлення можуть надходити з кожного каналу, підключеного до асистента з KeyCRM: віджет на сайті, WhatsApp Business або прив’язаний особистий номер, Telegram-бот чи акаунт Telegram, Instagram (директ і коментарі), Facebook Messenger, TikTok, Viber, Gmail, SMS, чати покупців OLX і Webhooks API для вашої власної системи повідомлень.

Оскільки поле Source містить назву каналу, у KeyCRM видно, з якого месенджера прийшов кожен лід. Для AI-дзвінків канал Calls підтримує Post-Call Functions, тобто дії на кшталт запису ліда в CRM після розмови. Вони додають невелику фіксовану плату до кожного дзвінка, у якому справді виконуються.

Приклад: від першого повідомлення до замовлення в KeyCRM

Ось як типовий чат проходить через інтеграцію, якщо Use Leads і Use Deals увімкнені, панель KeyCRM Products активна, а в інструкціях описано, коли створювати ліди й замовлення.

1. Клієнт пише вашому Telegram-боту й питає, чи є куртка його розміру. Асистент шукає в проіндексованому каталозі KeyCRM Products і пропонує відповідні варіанти.
2. Клієнт просить зв’язатися з ним і залишає ім’я та телефон. Асистент викликає create_crm_lead із full_name, phone і статусом з ваших інструкцій, наприклад «Новий», якщо саме так називається етап у воронці KeyCRM. Контакт знаходиться або створюється за телефоном, лід прив’язується до нього, Source отримує значення Telegram, а посилання на чат потрапляє в коментар менеджера.
3. Клієнт уточнює варіанти доставки й вирішує купити. Асистент викликає edit_crm_lead і переводить лід на етап, який ваші інструкції передбачають для цього моменту.
4. Покупку підтверджено. Асистент збирає місто доставки та відділення або адресу отримання й викликає create_crm_deal із shipping_address_city, shipping_receive_point і позицією товару: sku, name, price, quantity.
5. Контакт знаходиться або створюється за телефоном, замовлення з даними доставки прив’язується до нього, а менеджер відкриває замовлення, переходить за посиланням на чат і бачить усю розмову.

Якщо на будь-якому кроці потрібна людина, Handoff Control дає оператору змогу перейняти чат: написати стоп-слово або, з увімкненою неявною передачею, просто відповісти клієнту. Якщо ввімкнено тиху передачу (Silent handoff), клієнт не отримує сповіщення про перемикання.

Налаштування за чотири кроки

1. У KeyCRM увійдіть як адміністратор, відкрийте Settings → General, натисніть Create New API Key, а потім Save.
2. У MyChatBot відкрийте Integrations, оберіть асистента у випадному списку вгорі сторінки, знайдіть KeyCRM і натисніть Connect.
3. Вставте ключ у поле Access Token і натисніть Submit. Картка KeyCRM покаже статус Connected для цього асистента.
4. У панелі Entities & Data Fields Configuration увімкніть Use Leads та/або Use Deals, позначте стандартні й кастомні поля, оберіть воронку для нових лідів і натисніть Apply fields. Потім натисніть Sync statuses, щоб підтягнути етапи воронки.

Наостанок додайте до інструкцій асистента правила звичайною мовою, надішліть у підключений канал тестове повідомлення з контактами й перевірте, що лід з’явився в KeyCRM. Гайд з інтеграції KeyCRM проводить через кожен екран.

Вимоги та обмеження

• Тариф. KeyCRM входить до інтеграцій CRM та ERP на тарифі Pro ($99 на місяць або $89 на місяць за річної оплати) і на старших тарифах. На Standard або без активного тарифу картка має позначку PRO і недоступна для вибору.
• Статуси мають збігатися точно. Значення Status має збігатися зі статусом у KeyCRM до символу. Після зміни воронок чи етапів у KeyCRM знову натисніть Sync statuses, інакше під час створення й оновлення лідів етап не встановиться.
• Етапи синхронізуються в один бік. Sync statuses копіює етапи з KeyCRM у MyChatBot і нічого не змінює в KeyCRM. Перетягування картки на дошці Leads у MyChatBot не переміщує лід у KeyCRM: етап у CRM змінюється, коли агент оновлює лід через інтеграцію.
• Одна CRM на асистента. Поки KeyCRM підключена, інші CRM для цього асистента неактивні. Кожному асистенту потрібне власне підключення, але його можна скопіювати з наявного без повторного введення ключа.
• Права адміністратора. API-ключ має створити адміністратор акаунта KeyCRM.