Огляд
Task Manager — вбудована інтеграція, яка дає змогу створювати й відстежувати завдання, пов’язані з вашими лідами, та керувати ними. AI-агент може сам створити завдання під час розмови з клієнтом. Команда працює з усіма завданнями на сторінці Tasks у вигляді канбан-дошки або списку. Так питання клієнтів не губляться, а хід роботи видно всій команді.
Перед початком
- Акаунт MyChatBot, де є хоча б один агент.
- Щонайменше один лід: для кожного завдання, створеного вручну, потрібно заповнити поле Link to client.
- Telegram, якщо вам потрібні нагадування. Вони надходять туди.
Відеодемонстрація
Перегляньте повне відео про Task Manager вище. Нижче ті самі кроки описано текстом.
Підключення Task Manager
- Відкрийте Integrations і перейдіть у Productivity & Scheduling → Task Manager.
- За бажанням введіть Secret keyword, щоб захистити підключення. Якщо задаєте його, збережіть копію: після підключення поле блокується, а ключове слово знадобиться для повторного підключення.
- Натисніть Connect і дочекайтеся повідомлення Task Manager connected.
- Перевірте роботу агента. У тестовій розмові опишіть проблему й попросіть агента створити завдання. Потім відкрийте Tasks у лівому меню. Завдання має з’явитися в колонці New. У полі Created by буде значення Agent, а в полі Source — посилання на чат.
Створення завдань і робота з ними
- На сторінці Tasks натисніть Create task. Або натисніть Add card унизу колонки канбану: форма відкриється вже заповненою під цю колонку, а для Due today термін одразу стане сьогоднішнім.
- Заповніть обов’язкові поля Task (назва) і Link to client. За потреби додайте Description, Due date, Priority (Low, Medium, High, Urgent) та Assignee. За замовчуванням виконавець — ви.
- Переміщуйте картки між колонками New, In progress і Completed. Колонки Due today та Overdue формуються автоматично за термінами, тому перетягнути туди картку не можна. Завдання з пропущеним терміном саме потрапляє в Overdue.
- Натисніть на картку, щоб відкрити Task details. Змініть назву, Description, Due date, Status, Priority чи нагадування й натисніть Save. Коментарі додаються кнопкою Send, а історію дій видно на бічній панелі. Коли завдання виконано, в ньому фіксується час у полі Completed at.
Важливі налаштування
- Reminders: увімкніть At event time, 1 hour before, 15 minutes before, 1 day before або Custom date & time. Щойно ввімкнете хоча б одне нагадування, з’явиться вибір Timezone. Нагадування надходять у Telegram.
- Assign to me: картки без виконавця підсвічуються. Ця кнопка призначає завдання вам і переносить його в In progress.
- Фільтри: пошук за назвою та фільтри Status, Due date, Priority, Source і Created by. Якщо в Created by обрати Agent, ви побачите, які завдання AI створив із розмов.
- Запит до агента: у розмові або в панелі чату попросіть агента показати список завдань, змінити їхній пріоритет чи закрити їх.
- Завдання в картці ліда: перейдіть у Leads, відкрийте лід і перейдіть на вкладку Tasks. Тут доступні Recurring tasks, Send via channels (optional) і видалення завдань. Поле Due date на цій вкладці обов’язкове.
Типові проблеми та рішення
- Кнопка створення неактивна. Введіть назву в поле Task. Якщо система просить обрати клієнта, заповніть Link to client.
- Не вдається змінити статус простроченого завдання. Коли завдання має статус Overdue, поле Status у Task details заблоковане. Перетягніть картку в New, In progress або Completed на канбан-дошці.
- З’являється повідомлення Task is already assigned to someone else. Колега вже взяв це завдання. Змінити виконавця завдання, яке вже комусь призначене, можуть лише адміністратори й власники акаунта.
- Не видно завдань колег і фільтра Assignee. Звичайні менеджери бачать лише власні завдання та завдання без виконавця. Фільтр Assignee доступний лише адміністраторам і власникам акаунта.
- На сторінці Tasks немає кнопки видалення. Встановіть статус Cancelled або видаліть завдання на вкладці Tasks у картці ліда.
Що читати далі
- Follow-ups (дотискання): автоматичні повідомлення після певної події або проміжку часу.
- Мітки та статуси: як агент позначає й класифікує розмови.
- Підключіть свою CRM: синхронізація лідів із зовнішньою CRM.
- Інтеграції: огляд: усі інструменти, які можна підключити.