Обзор
Task Manager — встроенная интеграция, которая позволяет создавать и отслеживать задачи, связанные с вашими лидами, и управлять ими. AI-агент может сам создать задачу во время разговора с клиентом. Команда работает со всеми задачами на странице Tasks в виде канбан-доски или списка. Так вопросы клиентов не теряются, а ход работы виден всей команде.
Перед началом
- Аккаунт MyChatBot, в котором есть хотя бы один агент.
- Минимум один лид: для каждой задачи, созданной вручную, нужно заполнить поле Link to client.
- Telegram, если вам нужны напоминания. Они приходят туда.
Видеодемонстрация
Посмотрите полное видео о Task Manager выше. Ниже те же шаги описаны текстом.
Подключение Task Manager
- Откройте Integrations и перейдите в Productivity & Scheduling → Task Manager.
- При желании введите Secret keyword, чтобы защитить подключение. Если задаете его, сохраните копию: после подключения поле блокируется, а ключевое слово понадобится для повторного подключения.
- Нажмите Connect и дождитесь сообщения Task Manager connected.
- Проверьте работу агента. В тестовом разговоре опишите проблему и попросите агента создать задачу. Затем откройте Tasks в левом меню. Задача должна появиться в колонке New. В поле Created by будет значение Agent, а в поле Source — ссылка на чат.
Создание задач и работа с ними
- На странице Tasks нажмите Create task. Или нажмите Add card внизу колонки канбана: форма откроется уже заполненной под эту колонку, а для Due today срок сразу станет сегодняшним.
- Заполните обязательные поля Task (название) и Link to client. При необходимости добавьте Description, Due date, Priority (Low, Medium, High, Urgent) и Assignee. По умолчанию исполнитель — вы.
- Перемещайте карточки между колонками New, In progress и Completed. Колонки Due today и Overdue формируются автоматически по срокам, поэтому перетащить туда карточку нельзя. Задача с пропущенным сроком сама попадает в Overdue.
- Нажмите на карточку, чтобы открыть Task details. Измените название, Description, Due date, Status, Priority или напоминания и нажмите Save. Комментарии добавляются кнопкой Send, а историю действий видно на боковой панели. Когда задача выполнена, в ней фиксируется время в поле Completed at.
Важные настройки
- Reminders: включите At event time, 1 hour before, 15 minutes before, 1 day before или Custom date & time. Как только включите хотя бы одно напоминание, появится выбор Timezone. Напоминания приходят в Telegram.
- Assign to me: карточки без исполнителя подсвечиваются. Эта кнопка назначает задачу вам и переносит ее в In progress.
- Фильтры: поиск по названию и фильтры Status, Due date, Priority, Source и Created by. Если в Created by выбрать Agent, вы увидите, какие задачи AI создал из разговоров.
- Запрос к агенту: в разговоре или в панели чата попросите агента показать список задач, изменить их приоритет или закрыть их.
- Задачи в карточке лида: перейдите в Leads, откройте лид и перейдите на вкладку Tasks. Здесь доступны Recurring tasks, Send via channels (optional) и удаление задач. Поле Due date на этой вкладке обязательно.
Частые проблемы и решения
- Кнопка создания неактивна. Введите название в поле Task. Если система просит выбрать клиента, заполните Link to client.
- Не получается изменить статус просроченной задачи. Когда у задачи статус Overdue, поле Status в Task details заблокировано. Перетащите карточку в New, In progress или Completed на канбан-доске.
- Появляется сообщение Task is already assigned to someone else. Коллега уже взял эту задачу. Сменить исполнителя задачи, которая уже кому-то назначена, могут только администраторы и владельцы аккаунта.
- Не видно задач коллег и фильтра Assignee. Обычные менеджеры видят только свои задачи и задачи без исполнителя. Фильтр Assignee доступен только администраторам и владельцам аккаунта.
- На странице Tasks нет кнопки удаления. Установите статус Cancelled или удалите задачу на вкладке Tasks в карточке лида.
Что читать дальше
- Follow-ups (дожимы): автоматические сообщения после определенного события или промежутка времени.
- Метки и статусы: как агент помечает и классифицирует разговоры.
- Подключите свою CRM: синхронизация лидов с внешней CRM.
- Интеграции: обзор: все инструменты, которые можно подключить.