Десять ролей типичной небольшой школы с недельными часами по каждой задаче и чёткая граница между тем, что MyChatBot делает из коробки, что требует настройки и что остаётся за людьми.
Школа или учебный центр держится на работе двух видов: преподавание и отношения с людьми принадлежат людям, а вокруг них идёт постоянный поток повторяющейся работы фронт-офиса. Второй вид берут на себя AI-агенты: отвечают на обращения, записывают на пробные уроки, возвращают семьи, которые перестали отвечать, и собирают отчёты. Преподаватели, методист, директор и бухгалтер сохраняют за собой каждое решение, требующее человеческого суждения.
Часы — модельные допущения для одного человека на полную ставку. Статус показывает, кто выполняет задачу: MyChatBot из коробки, рутина или коннектор, которые вы настраиваете, или человек.
Что отслеживает руководитель: Набор и продление обучения · Качество преподавания и результаты учеников · Остаток денег и маржа по программам
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Определять стратегию, набор программ и цены на ближайший семестрНужны суждение и компромиссы; недельный отчёт даёт лишь факты. | 8 | Человек | — |
| Проводить планёрку и давать преподавателям обратную связь после посещения уроков | 7 | Человек | — |
| Разбирать жалобы, принимать решения о возвратах и вести деликатные разговоры с родителямиAI-агент передаёт эти чаты, когда так сказано в его инструкции; решает и отвечает директор. | 6 | Человек | — |
| Договариваться с арендодателями, корпоративными клиентами и школами-партнёрами | 5 | Человек | — |
| Утверждать бюджет, расчёт оплаты труда и налоговую отчётность, подготовленные бухгалтером | 4 | Человек | — |
| Собирать в один отчёт обращения прошлой недели, вопросы без ответа и открытые лидыДиректор читает отчёт и выбирает три приоритета недели. | 3 | Делает MyChatBot | Сводить чаты и лиды за прошлую неделю в отчёт |
| Готовить короткий утренний брифинг о вчерашней активности в аккаунте и новостях рынкаПриходит в отдельный чат рутины, если не подключён Telegram-бот для отправки. | 2.5 | Делает MyChatBot | Составлять короткий утренний брифинг по аккаунту и рынку |
| Следить за указанными конкурентами: публичные новости, новые курсы и акцииПеред каждым запуском впишите конкурентов и темы; читает открытые источники и даёт ссылки. | 2 | Делает MyChatBot | Следить за конкурентами и новостями рынка и писать краткую сводку |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты готовят недельный отчёт по обращениям, утренний брифинг и обзор конкурентов по чатам школы и данным из интернета.
Что остаётся за человеком: Стратегия, цены, отношения с командой и семьями и каждое решение о деньгах, договорах и возвратах.
Что отслеживает руководитель: Обращения и пробные уроки по кампаниям · Стоимость одного зачисленного ученика · Доля обращений по каждому источнику
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Составлять маркетинговый план, разбивку бюджета и календарь наборов | 5 | Человек | — |
| Вести платную рекламу: аудитории, ставки и дневные бюджетыAI-агенты могут лишь показать рекламные кабинеты и кампании; правки вносят вручную. | 7 | Человек | — |
| Планировать запуск набора: подписи, главные изображения и лендингРаботает только по запросу в чате; страница публикуется сразу, проверьте её до рассылки. | 6 | Делает MyChatBot | Планировать запуск: подписи, главные изображения и лендинг |
| Собирать заявки из лид-форм и писать первое сообщение по включённым формамНужно дополнение Meta Ads; включите каждую форму и канал, который может написать первым, например email. | 3 | Делает MyChatBot | Собирать лидов из лид-форм рекламы в Facebook и Instagram и делать follow-up |
| Вести воронку с обратным отсчётом и напоминаниями к открытому уроку или вебинаруТолько Telegram; менеджер задаёт дату события и пишет предложение. | 4 | Делает MyChatBot | Вести пошаговую воронку в Telegram с кнопками и напоминаниями |
| Сообщать родителям и бывшим ученикам о новых наборах и акцияхСегмент и текст выбирает человек; тех, кто не писал, достигают только каналы, которые умеют начинать чат; задайте интервал отправки. | 3 | Делает MyChatBot | Отправлять разовую рассылку по сегменту клиентов |
| Выстраивать партнёрства с работодателями, школами и местными сообществами | 5 | Человек | — |
| Согласовывать предложения, скидки и обещания в каждой кампании до запуска | 4 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты готовят подписи, изображения и лендинги для запусков, собирают заявки из лид-форм, ведут воронки с обратным отсчётом в Telegram и рассылают анонсы выбранным сегментам.
Что остаётся за человеком: Стратегия, рекламный бюджет и ставки, партнёрства и последнее слово по каждому предложению и обещанию.
Что отслеживает руководитель: Охваты и вовлечённость в постах и рилсах · Обращения, начавшиеся в соцсетях · Время ответа в личных сообщениях
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Составлять недельный контент-план с готовыми подписями на каждый деньВыдаёт готовый план для вставки; менеджер правит его и публикует сам. | 3 | Делает MyChatBot | Составлять контент-план на 7 дней с подписями |
| Готовить подписи, хуки и варианты постов об уроках, результатах и событияхДобавьте описания программ в Базу знаний, чтобы подписи были точными и в стиле бренда. | 3 | Делает MyChatBot | Массово писать подписи, хуки и варианты постов |
| Планировать короткие рилсы с хуками, подписями и музыкой (по желанию) для уроков и событийКлипы генерируются, это не ваша съёмка; сначала показываются план и цена. Автопубликации нужны подключённые аккаунты и подходящий тариф. | 4 | Делает MyChatBot | Готовить три рилса с подписями, музыкой и планом публикации |
| Публиковать утверждённые посты в подключённых аккаунтах соцсетей по расписаниюЧеловек добавляет токен публикации как кастомный коннектор; нужен тариф Multipro, Corporate или UGC Starter и выше. | 3 | Возможно с настройкой | Публиковать готовые посты в аккаунтах соцсетей по расписанию |
| Отвечать в личных сообщениях Instagram и на реакции на сторис о расписании и ценахНужен бизнес-аккаунт, привязанный к странице Facebook; при передаче чат попадает человеку. | 7 | Делает MyChatBot | Отвечать на вопросы клиентов в личных сообщениях Instagram |
| Публично отвечать на комментарии и продолжать разговор в личных сообщенияхВ Instagram личное сообщение приходит как запрос, который человек должен принять. | 3 | Делает MyChatBot | Отвечать на комментарии под постами и продолжать продажу в личных сообщениях |
| Снимать фото и видео уроков, выступлений и событий и монтировать материалНужен человек на месте; студия генерирует новые клипы, но не монтирует ваши съёмки. | 10 | Человек | — |
| Модерировать деликатные комментарии и проверять согласие родителей перед публикацией детских фото | 5 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты пишут контент-план и подписи, планируют рилсы, отвечают на сообщения в Instagram и на комментарии, переводя вопросы о цене в личный чат.
Что остаётся за человеком: Съёмка и монтаж настоящих уроков, голос школы, деликатные комментарии и каждое решение о публикации изображений детей.
Что отслеживает руководитель: Конверсия из обращения в пробный урок и из пробного в зачисление · Скорость первого ответа · Доля замолчавших лидов, которых удалось вернуть
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Отвечать в WhatsApp на обращения и голосовые сообщения о курсах, уровнях, расписании и стоимостиНужен аккаунт WhatsApp Business и заранее одобренные шаблоны для сообщений, которые начинает школа. | 6 | Делает MyChatBot | Отвечать на вопросы клиентов в WhatsApp |
| Выяснять у семьи возраст, уровень, цель и удобное время и проставлять этапМетки, статусы и поля нужно создать заранее; новый статус перезаписывает предыдущий. | 3 | Делает MyChatBot | Квалифицировать лида и проставлять метки и этап воронки |
| Записывать на пробные уроки и тесты на уровень к нужному преподавателюСначала добавьте преподавателей и типы уроков; время записи — в часовом поясе школы; правки сотрудников ничего не отправляют. | 4 | Делает MyChatBot | Записывать клиентов, переносить и отменять записи во встроенном календаре |
| Писать follow-up семьям, которые замолчали после пробного урокаЧеловек пишет и публикует цепочку для статуса вроде «Пробный проведён»; ответ останавливает цепочку. | 4 | Делает MyChatBot | Отправлять цепочку follow-up лидам, которые замолчали |
| Принимать запись на курс в чате, оформлять её как заказ и отправлять ссылку на оплатуНужны интеграция Orders и собственный аккаунт Stripe; скидки и рассрочка остаются за менеджером. | 2 | Делает MyChatBot | Отправлять ссылку на оформление или оплату, чтобы закрыть продажу |
| Фиксировать каждое обращение и обновлять сделку ученика в CRM школыОдна CRM на ассистента; её подключает человек и выбирает поля, которые может заполнять AI-агент. | 2 | Делает MyChatBot | Создавать и обновлять лиды, сделки и заказы в CRM |
| Звонить горячим лидам, снимать возражения, согласовывать группу, расписание и старт | 10 | Человек | — |
| Встречаться с семьями на собеседовании по уровню и согласовывать договоры, скидки и графики оплаты | 6 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты отвечают на обращения в WhatsApp, квалифицируют семьи, записывают на пробные уроки, возвращают замолчавших лидов через follow-up, отправляют ссылки на оплату и фиксируют лидов и сделки в CRM.
Что остаётся за человеком: Разговоры с горячими лидами, собеседования по уровню и каждая договорённость о цене, расписании, скидках и договорах.
Что отслеживает руководитель: Посещаемость и продление обучения · Время решения вопроса или жалобы · Удовлетворённость учеников и родителей
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Отвечать на типовые вопросы об опубликованных расписаниях, материалах и правилах школыОтветы берутся только из FAQ, документов и ссылок, которые подключила школа. | 6 | Делает MyChatBot | Отвечать на типовые вопросы на основе FAQ и документов |
| Отвечать на вопросы учеников и родителей в Telegram-боте школыНужен токен BotFather; один бот обслуживает одного ассистента. | 4 | Делает MyChatBot | Отвечать на вопросы клиентов в Telegram |
| Переносить записанные уроки и записывать на отработки по запросуПереносит только записи во встроенном календаре; правки сотрудников проходят без уведомлений, поэтому семьям сообщает человек. | 3 | Делает MyChatBot | Записывать клиентов, переносить и отменять записи во встроенном календаре |
| Отправлять изменения расписания и праздничные уведомления нужным группам по меткамТекст пишет человек и выбирает получателей по статусу или метке; уходит каждому лично. | 2 | Делает MyChatBot | Отправлять разовую рассылку по сегменту клиентов |
| Превращать запрос из чата в задачу для командыНужен подключённый Task Manager; задачи приходят без исполнителя, их берёт человек; напоминания идут через Telegram. | 2 | Делает MyChatBot | Создавать для менеджера задачу на follow-up из диалога |
| Готовить для менеджера черновики ответов на деликатные сообщенияРаботает только пока чат в режиме оператора, после передачи человеку. | 2 | Делает MyChatBot | Готовить черновики и переводить ответы для оператора |
| Связываться с новыми учениками и родителями об успехах, посещаемости и мотивации | 10 | Человек | — |
| Решать жалобы, запросы на возврат и вопросы благополучия детей вместе с преподавателями и директором | 8 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты отвечают на типовые вопросы по FAQ школы на языке и в канале самой семьи, переносят записи в календаре, рассылают уведомления группам по меткам и превращают запросы из чатов в задачи.
Что остаётся за человеком: Разговоры об успехах и мотивации, жалобы, возвраты и всё, что касается благополучия ребёнка.
Что отслеживает руководитель: Прогресс учеников относительно целей обучения · Доля программ, обновлённых по графику · Отзывы преподавателей о материалах
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Разрабатывать учебные планы, карты уровней и цели обучения по каждой программе | 8 | Человек | — |
| Писать и адаптировать планы уроков, рабочие листы, тесты и домашние задания | 8 | Человек | — |
| Посещать уроки и обучать преподавателей методике | 5 | Человек | — |
| Разбирать результаты учеников и править программы между семестрами | 4 | Человек | — |
| Следить за точностью описаний курсов, FAQ и правил для сотрудников и AIАссистент отвечает только по тому, что методист поддерживает актуальным. | 4 | Человек | — |
| Искать источники, статьи и видео для учебных материаловНужны ваш собственный токен бота и баланс агентов; методист проверяет каждый источник. | 3 | Делает MyChatBot | Личный ассистент в Telegram: ресёрч, ссылки, голосовые заметки |
| Делать озвучку по сценариям для вступлений к курсам и практики аудированияПроверьте поддержку языка; произношение и темп оценивает преподаватель, прежде чем запись услышат ученики. | 3 | Делает MyChatBot | Создавать видео с ведущим или озвучку по сценарию |
| Смотреть, на какие вопросы семей в чатах не нашлось ответаМетодист решает, что добавить в материалы. | 2 | Делает MyChatBot | Сводить чаты и лиды за прошлую неделю в отчёт |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты ищут источники, делают озвучку по сценарию и сообщают, на какие вопросы семей в чатах не нашлось ответа.
Что остаётся за человеком: Проектирование учебных планов, материалы уроков, оценивание и обучение преподавателей. Сама методика остаётся за людьми.
Что отслеживает руководитель: Прогресс и результаты учеников · Посещаемость и выполнение домашних заданий · Отзывы родителей
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Вести уроки и мастер-классы очно или онлайн | 15 | Человек | — |
| Готовить уроки и адаптировать материалы под каждую группу | 6 | Человек | — |
| Проверять домашние задания и тесты и давать ученикам обратную связь | 6 | Человек | — |
| Наставлять учеников индивидуально: цели, мотивация и подготовка к экзаменам | 4 | Человек | — |
| Встречаться с родителями, писать отчёты о прогрессе | 3 | Человек | — |
| Отвечать на типовые вопросы родителей об опубликованных сроках, материалах и правилахОтветы берутся только из FAQ, который школа держит актуальным; оценки и посещаемость не подключены. | 2 | Делает MyChatBot | Отвечать на типовые вопросы на основе FAQ и документов |
| Рассылать классу по метке разовые напоминания о домашних заданиях и ссылки на урокиКаждое сообщение пишет преподаватель и выбирает метку класса; отправка разовая, не регулярная. | 1.5 | Делает MyChatBot | Отправлять разовую рассылку по сегменту клиентов |
| Готовить черновики ответов родителям в чатах, которые взял на себя преподавательРаботает только пока чат в режиме оператора; преподаватель правит черновик перед отправкой. | 1.5 | Делает MyChatBot | Готовить черновики и переводить ответы для оператора |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты отвечают на типовые вопросы родителей по FAQ, отправляют разовые уведомления классам и готовят черновики ответов для правки преподавателем.
Что остаётся за человеком: Преподавание, оценивание, обратная связь и отношения с каждым учеником и родителем.
Что отслеживает руководитель: Отчёты и декларации, сданные в срок · Доля сверенных платежей за обучение · Точность ежемесячного закрытия
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Вести учёт: фиксировать доходы и расходы и сверять банковские выписки | 10 | Человек | — |
| Рассчитывать оплату труда преподавателей и сотрудников, включая почасовую оплату уроков | 6 | Человек | — |
| Готовить и сдавать налоговую и обязательную отчётность | 5 | Человек | — |
| Выставлять счета и акты и добиваться оплаты за обучение | 6 | Человек | — |
| Вносить платежи за обучение через Stripe в таблицу доходовНужны подключённые Stripe и Google Sheets; только Stripe, поэтому бухгалтер всё равно сверяет данные с банком. | 3 | Возможно с настройкой | Вносить входящие платежи Stripe в таблицу |
| Заносить письма со счетами и чеками в таблицу расходовСобытия Gmail проверяются примерно раз в 15 минут; каждую запись проводит бухгалтер. | 3 | Возможно с настройкой | Заносить письма со счетами и чеками в таблицу расходов |
| Смотреть, сколько потратили AI-агенты и не заканчивается ли балансОтчёт только для чтения о расходах самого аккаунта. | 1 | Делает MyChatBot | Сообщать, сколько потратил AI, и предупреждать о низком балансе |
| Готовить бюджет и план движения денег вместе с директором | 4 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: После подключения AI-агенты вносят платежи Stripe и письма со счетами в таблицы и сообщают, сколько потратил сам AI.
Что остаётся за человеком: Бухгалтерский учёт, сверка, оплата труда, налоговая отчётность, счета и каждое решение о деньгах. MyChatBot ничего из этого не покрывает.
Что отслеживает руководитель: Срок закрытия вакансии преподавателя · Кандидаты, дошедшие до демо-урока · Удержание новых преподавателей
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Писать описания вакансий и согласовывать требования с директором и методистом | 3 | Человек | — |
| Собирать таблицу кандидатов-преподавателей с источникамиЗащищённые сайты могут блокировать браузер; кандидатам пишет человек в рамках закона. | 4 | Делает MyChatBot | Искать лидов или кандидатов и собирать таблицу с источниками |
| Разбирать замолчавших кандидатов Work.ua и готовить черновики follow-upСначала добавьте AI-агента HR Recruiter (Work.ua); отправляет и решает человек. | 4 | Делает MyChatBot | Разбирать воронку кандидатов и готовить черновики follow-up |
| Сортировать письма кандидатов и готовить черновики ответов на утверждениеНужен подключённый Gmail; правило «никогда не отправлять» надо прописать в инструкции AI-агента. | 3 | Возможно с настройкой | Разбирать входящие письма и готовить черновики ответов |
| Добавлять найденных кандидатов в общую таблицуОдин раз подключите Google Sheets и включите его для AI-агента. | 2 | Возможно с настройкой | Добавлять найденных лидов в Google Sheets, Airtable или CRM |
| Проводить собеседования и демо-уроки вместе с методистом | 10 | Человек | — |
| Проверять рекомендации, принимать решение о найме и делать оффер | 4 | Человек | — |
| Адаптировать новых преподавателей: документы, обучение, встречи в первый месяц | 8 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты ищут кандидатов-преподавателей, отмечают замолчавших кандидатов Work.ua и готовят follow-up и ответы на письма для согласования рекрутером.
Что остаётся за человеком: Собеседования, демо-уроки, проверка рекомендаций, решение о найме, оффер и адаптация каждого нового преподавателя.
Что отслеживает руководитель: Конверсия из обращения в пробный урок и из пробного в зачисление · Удержание и отсев по программам · Полнота и свежесть данных
| Задача | ч/неделя | Кто выполняет | Возможность MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Определять метрики: конверсия в пробный урок и в оплату, удержание, посещаемость | 5 | Человек | — |
| Собирать недельный отчёт по каналам: чаты, расходы на AI и записанные зачисленияЗачисления считаются, только если записаны как заказы; суммы в разных валютах не конвертируются. | 4 | Делает MyChatBot | Показывать продажи, объём чатов и расходы на AI по каналам и кампаниям |
| Смотреть, какие кампании follow-up получают ответы, а какие буксуютТолько чтение; какие изменения вносить, решает аналитик. | 2 | Делает MyChatBot | Разбирать, на какие кампании follow-up приходят ответы |
| Поддерживать полноту статусов и меток в свежих чатахЗапускается раз в день, раз в 3 дня или раз в неделю; существующие значения сохраняются, пока не включена перезапись. | 3 | Делает MyChatBot | Заполнять пропущенные статусы воронки и метки в недавних чатах |
| Оценивать завершённые передачи человеку: как менеджеры ведут семьиОценки приходят пакетами несколько раз в день; об обучении менеджеров решает директор. | 3 | Делает MyChatBot | Проверять диалоги и оценивать ответы живых менеджеров |
| Проверять уснувших лидов и семьи, переставшие отвечать, чтобы понять, кого вернутьНужна рутина, собранная в Claude или Codex, и коннектор Sales Platform; по умолчанию только чтение. | 4 | Возможно с настройкой | Проверять сотни замолчавших клиентов и рекомендовать следующие действия |
| Разбирать посещаемость, результаты и причины отсева с преподавателями и методистом | 9 | Человек | — |
| Прогнозировать набор, размеры групп и потребность в деньгах на новый семестрПрогноз выручки по воронке в документации не описан; аналитик строит его по данным. | 7 | Человек | — |
Что берут на себя AI-агенты: AI-агенты собирают недельные цифры, следят за полнотой статусов и меток, оценивают переданные чаты и показывают, какие follow-up получают ответы.
Что остаётся за человеком: Выбор метрик, интерпретация результатов вместе с преподавателями, прогноз набора и решение о том, что менять.
Нет: преподавание, обратная связь и оценивание остаются за преподавателями и методистом, а данные об оценках и посещаемости не подключены. AI-агенты берут на себя работу вокруг уроков: обращения, запись на пробные уроки, follow-up, отчёты, озвучку и поиск материалов. Человек подключает каналы, поддерживает FAQ в актуальном виде и проверяет то, что готовят AI-агенты.
Да, во встроенном календаре: он предлагает только свободные слоты для заданных вами преподавателя и типа урока и может переносить или отменять запись прямо в чате. Сначала человек добавляет преподавателей, типы уроков и часовой пояс школы, и записи создаются в этом поясе, а не в поясе каждой семьи. Календарь не отправляет напоминаний и молчит о правках со стороны сотрудников, поэтому человек подтверждает запись накануне, либо вы включаете самостоятельное планирование, и ассистент ставит в очередь собственное разовое сообщение.
Только в каналах, которые умеют начинать чат: Personal WhatsApp, Telegram account, номер Viber, подключённый через E-Chat.tech, email, SMS или звонки. В Instagram, Messenger, TikTok, WhatsApp Business и в ботах Telegram или Viber человек должен написать первым. Список собирает человек из контактов, которым вы вправе писать; он же пишет или утверждает текст и задаёт интервал отправки, чтобы снизить риск блокировки.
Ассистент передаёт чат человеку только в тех случаях, которые описаны в его инструкции, поэтому пропишите там жалобы, возвраты и вопросы благополучия. Человек включает назначение менеджера или Telegram-группу Flight Control, чтобы выбрать, кого уведомлять: через колокольчик, по email или в Telegram, а чат может вернуться к AI через заданное вами время. Возвраты оформляет человек в Stripe, а не AI-агент.
Создайте аккаунт, подключите один канал и начните с ролей, где агенты уже покрывают больше всего часов.