Десять ролей типової невеликої школи з тижневими годинами за кожним завданням і чітка межа між тим, що MyChatBot робить із коробки, що потребує налаштування й що залишається за людьми.
У школі чи навчальному центрі є два види роботи: навчання й стосунки, які належать людям, та постійний потік повторюваної роботи навколо них. Другий вид беруть на себе AI-агенти: відповідають на запити, записують на пробні уроки, ведуть follow-up з родинами, які замовкли, і готують звіти. Викладачі, методист, директор і бухгалтер залишають за собою кожне рішення, що потребує судження.
Години — модельні припущення для однієї людини на повну ставку. Статус показує, хто виконує завдання: MyChatBot з коробки, рутина чи конектор, які ви налаштовуєте, або людина.
Що відстежує керівник: Набір і продовження навчання · Якість навчання й результати учнів · Кошти на рахунках і маржа за програмами
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Визначати стратегію, портфель програм і ціни на наступний семестрСудження й компроміси; тижневий звіт лише дає факти. | 8 | Людина | — |
| Проводити щотижневу нараду й давати викладачам зворотний звʼязок після відвідин уроків | 7 | Людина | — |
| Розглядати ескальовані скарги, вирішувати щодо повернення коштів і вести делікатні розмови з батькамиAI-агент передає такі чати, коли про це сказано в його інструкції; вирішує й відповідає директор. | 6 | Людина | — |
| Домовлятися з орендодавцями, корпоративними клієнтами й школами-партнерами | 5 | Людина | — |
| Затверджувати бюджет, оплату праці та податкову звітність, які готує бухгалтер | 4 | Людина | — |
| Зводити запити минулого тижня, питання без відповіді та відкритих лідів в один звітДиректор читає його й обирає три пріоритети тижня. | 3 | Робить MyChatBot | Складати звіт за чатами та лідами минулого тижня |
| Готувати короткий ранковий брифінг про вчорашню активність в акаунті та новини вашого ринкуПотрапляє в окрему розмову рутини, якщо для надсилання не підключено Telegram-бота. | 2.5 | Робить MyChatBot | Готувати короткий ранковий брифінг про акаунт і ринок |
| Стежити за названими конкурентами: публічні новини, нові курси й акціїПеред кожним запуском впишіть конкурентів і теми; рутина читає публічні джерела й дає посилання. | 2 | Робить MyChatBot | Стежити за конкурентами та новинами ринку й складати короткий огляд |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти пишуть щотижневий звіт про запити, ранковий брифінг і огляд конкурентів на основі чатів школи та відкритих джерел в інтернеті.
Що залишається за людиною: За директором залишаються стратегія, ціни, стосунки з командою та родинами й кожне рішення щодо грошей, договорів і повернень коштів.
Що відстежує керівник: Запити й пробні уроки за кампаніями · Вартість одного зарахованого учня · Частка запитів із кожного джерела
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Складати маркетинговий план, розподіл бюджету й календар наборів | 5 | Людина | — |
| Вести платну рекламу: аудиторії, ставки, денні бюджетиAI-агенти лише показують рекламні акаунти й кампанії; зміни вносять вручну. | 7 | Людина | — |
| Планувати запуск кожного набору: підписи, головні зображення й лендінгПрацює лише на запит у чаті; сторінка публікується одразу, тому перевірте її, перш ніж ділитися. | 6 | Робить MyChatBot | Планувати запуск: підписи, головні зображення та лендінг |
| Збирати заявки з лід-реклами й надсилати перше повідомлення з увімкнених формПотрібне доповнення Meta Ads; увімкніть кожну форму й канал, що може писати першим, наприклад email. | 3 | Робить MyChatBot | Збирати ліди з лід-форм реклами в Facebook та Instagram і робити follow-up |
| Вести воронку з відліком і нагадуваннями до відкритого уроку чи вебінаруЛише Telegram; менеджер задає дату події й пише пропозицію. | 4 | Робить MyChatBot | Вести покрокову воронку в Telegram із кнопками та нагадуваннями |
| Оголошувати батькам і колишнім учням про нові набори та акціїСегмент і текст обирає людина; до тих, хто не писав, дістаються лише канали, які можуть відкрити чат; задайте інтервал надсилання. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Розвивати партнерства з роботодавцями, школами та місцевими спільнотами | 5 | Людина | — |
| Затверджувати пропозиції, знижки й твердження в кожній кампанії до запуску | 4 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти готують підписи, зображення й лендінги до запусків, збирають заявки з лід-реклами, ведуть воронки з відліком у Telegram і надсилають оголошення вибраним сегментам.
Що залишається за людиною: За менеджером залишаються стратегія, рекламний бюджет і ставки, партнерства та останнє слово щодо кожної пропозиції й кожного твердження.
Що відстежує керівник: Охоплення й залученість у постах та рілсах · Запити, які починаються із соцмереж · Час відповіді в особистих повідомленнях
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Складати тижневий контент-план із готовими підписами на кожен деньНадходить як план, готовий до вставлення; менеджер редагує й публікує. | 3 | Робить MyChatBot | Складати контент-план на 7 днів із підписами |
| Готувати підписи, зачіпки й варіанти постів про уроки, результати та подіїДодайте нотатки про програми до Бази знань, щоб підписи трималися стилю бренду й були точними. | 3 | Робить MyChatBot | Масово писати підписи, зачіпки та варіанти постів |
| Планувати короткі рілси із зачіпками, підписами й музикою для відкритих уроків і подійКліпи генеруються, а не монтуються з вашого відео; спершу показують план і ціну. Для автопублікації потрібні підключені акаунти й відповідний тариф. | 4 | Робить MyChatBot | Створювати три рілси з підписами, музикою та планом публікацій |
| Публікувати затверджені пости в підключених акаунтах соцмереж за розкладомЛюдина додає токен публікації як кастомний конектор; потрібен тариф Multipro, Corporate або UGC Starter і вище. | 3 | Можливо з налаштуванням | Публікувати готові пости в акаунтах соцмереж за розкладом |
| Відповідати в особистих повідомленнях Instagram і на реакції в сторіс про розклад і ціниПотрібен бізнес-акаунт, повʼязаний зі сторінкою Facebook; передані чати отримує людина. | 7 | Робить MyChatBot | Відповідати на запитання клієнтів в особистих повідомленнях Instagram |
| Відповідати на коментарі публічно й продовжувати розмову в особистих повідомленняхВ Instagram особисте повідомлення надходить як запит, який людина має прийняти. | 3 | Робить MyChatBot | Відповідати на коментарі під постами й продовжувати продаж в особистих повідомленнях |
| Фотографувати й знімати уроки, виступи та події, а потім монтувати відеоПотрібна людина на місці; студія генерує нові кліпи, але не монтує ваші відео. | 10 | Людина | — |
| Модерувати делікатні коментарі й перевіряти згоду батьків перед публікацією фото дітей | 5 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти пишуть контент-план і підписи, планують рілси, відповідають на повідомлення в Instagram і на коментарі, переводячи питання про ціни в особисті повідомлення.
Що залишається за людиною: За SMM-менеджером залишаються зйомка й монтаж справжніх уроків, голос школи, делікатні коментарі та кожне рішення про публікацію зображень дітей.
Що відстежує керівник: Конверсія із запиту в пробний урок і з пробного в зарахування · Швидкість першої відповіді · Частка повернутих лідів серед тих, що замовкли
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Відповідати в WhatsApp на запити та голосові повідомлення про курси, рівні, розклад і вартістьПотрібен акаунт WhatsApp Business і попередньо схвалені шаблони для повідомлень, які починає школа. | 6 | Робить MyChatBot | Відповідати на запитання клієнтів у WhatsApp |
| Уточнювати в кожної родини вік, рівень, мету й зручний час та виставляти етапСпершу створіть мітки, статуси й поля; новий статус перезаписує попередній. | 3 | Робить MyChatBot | Кваліфікувати лід і проставляти мітки та етап воронки |
| Записувати до потрібного викладача на пробні уроки й тестування рівняСпершу додайте викладачів і типи уроків; час — у часовому поясі школи; зміни з боку персоналу нічого не надсилають. | 4 | Робить MyChatBot | Створювати, переносити й скасовувати записи у вбудованому календарі |
| Вести follow-up з родинами, які замовкли після пробного урокуЛюдина пише й публікує його для статусу, наприклад Trial done; відповідь його зупиняє. | 4 | Робить MyChatBot | Надсилати серію follow-up лідам, які замовкли |
| Оформлювати зарахування на курс у чаті як замовлення й надсилати посилання на оплатуПотрібні інтеграція Orders і ваш акаунт Stripe; знижки та розстрочки залишаються за менеджером. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати посилання на оформлення замовлення або оплату, щоб закрити продаж |
| Фіксувати кожен запит і оновлювати угоду учня в CRM школиОдна CRM на AI-агента; її підключає людина, яка й обирає поля, що може заповнювати AI-агент. | 2 | Робить MyChatBot | Створювати й оновлювати ліди, угоди та замовлення у вашій CRM |
| Дзвонити гарячим лідам, знімати заперечення, погоджувати групу, розклад і старт | 10 | Людина | — |
| Проводити співбесіди з визначення рівня й погоджувати з родинами договори, знижки, графіки оплати | 6 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на запити в WhatsApp, кваліфікують родини, записують на пробні уроки, ведуть follow-up із лідами, що замовкли, надсилають посилання на оплату та фіксують ліди й угоди в CRM.
Що залишається за людиною: За менеджером залишаються розмови з гарячими лідами, співбесіди для визначення рівня та кожна домовленість про ціну, розклад, знижки й договори.
Що відстежує керівник: Відвідуваність і продовження навчання · Час вирішення питання чи скарги · Задоволеність учнів і батьків
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Відповідати на типові питання про опублікований розклад, матеріали та правила школиВідповіді беруться лише з FAQ, документів і посилань, які підключила школа. | 6 | Робить MyChatBot | Відповідати на типові запитання за вашим FAQ і документами |
| Відповідати на питання учнів і батьків у Telegram-боті школиПотрібен токен BotFather; один бот — один AI-агент. | 4 | Робить MyChatBot | Відповідати на запитання клієнтів у Telegram |
| Переносити заплановані уроки й призначати відпрацювання за запитомПереносить лише записи у вбудованому календарі; зміни з боку персоналу проходять без сповіщень, тож родин інформує людина. | 3 | Робить MyChatBot | Створювати, переносити й скасовувати записи у вбудованому календарі |
| Надсилати зміни розкладу й оголошення про свята потрібним групам за міткоюОголошення пише людина й обирає отримувачів за статусом чи міткою; надсилається кожному окремо. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Перетворювати запит із чату на задачу для командиМає бути підключений Task Manager; задачі створюються без виконавця, їх бере людина; нагадування надходять у Telegram. | 2 | Робить MyChatBot | Створювати для менеджера завдання на follow-up за результатами розмови |
| Готувати відповіді на делікатні повідомлення: менеджер редагує й надсилаєПрацює лише коли чат перебуває в режимі оператора, після передачі людині. | 2 | Робить MyChatBot | Готувати чернетки й переклади відповідей для оператора-людини |
| Звʼязуватися з новими учнями та батьками, щоб дізнатися про успіхи, відвідуваність і мотивацію | 10 | Людина | — |
| Розглядати скарги, запити на повернення коштів і питання добробуту разом із викладачами та директором | 8 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на типові питання з FAQ школи мовою й каналом родини, переносять записи в календарі, надсилають оголошення групам за мітками та перетворюють запити з чатів на задачі.
Що залишається за людиною: За менеджером залишаються розмови про прогрес і мотивацію, скарги, повернення коштів та все, що стосується добробуту дитини.
Що відстежує керівник: Прогрес учнів у досягненні результатів навчання · Частка програм, оновлених за графіком · Відгуки викладачів про матеріали
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Розробляти навчальні плани, карти рівнів і результати навчання за програмами | 8 | Людина | — |
| Писати й адаптувати плани уроків, робочі аркуші, тести та домашні завдання | 8 | Людина | — |
| Відвідувати уроки й навчати викладачів методики | 5 | Людина | — |
| Аналізувати результати учнів і коригувати програми між семестрами | 4 | Людина | — |
| Тримати описи курсів, FAQ і правила точними й актуальними для персоналу та AIAI-агент відповідає лише на основі того, що методист тримає актуальним. | 4 | Людина | — |
| Шукати джерела, статті й відео для матеріалів курсуПотрібні ваш токен бота й бюджет на агентів; методист перевіряє кожне джерело. | 3 | Робить MyChatBot | Запускати персонального асистента в Telegram: дослідження, посилання, голосові повідомлення |
| Створювати озвучення за сценаріями для вступів до курсів і вправ на аудіюванняПеревірте, чи підтримується ваша мова; викладач перевіряє вимову й темп, перш ніж учні це почують. | 3 | Робить MyChatBot | Створювати відео з ведучим або озвучення за сценарієм |
| Переглядати, на які питання родин у чатах не було відповідіМетодист вирішує, що додати до матеріалів. | 2 | Робить MyChatBot | Складати звіт за чатами та лідами минулого тижня |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти шукають джерела, створюють озвучення за сценарієм і повідомляють, на які питання родин у чатах не було відповіді.
Що залишається за людиною: За методистом залишаються розробка навчальних планів, матеріали уроків, оцінювання та коучинг викладачів. Сама методика залишається за людьми.
Що відстежує керівник: Прогрес і результати учнів · Відвідуваність і виконання домашніх завдань · Відгуки батьків
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Проводити уроки й воркшопи офлайн чи онлайн | 15 | Людина | — |
| Готувати уроки й адаптувати матеріали під кожну групу | 6 | Людина | — |
| Перевіряти домашні завдання й тести, давати кожному відгук | 6 | Людина | — |
| Наставляти учнів індивідуально щодо цілей, мотивації та підготовки до іспитів | 4 | Людина | — |
| Приймати батьків і писати звіти про прогрес | 3 | Людина | — |
| Відповідати на типові питання батьків про опубліковані терміни, матеріали та правилаВідповіді беруться лише з FAQ, який школа тримає актуальним; оцінки й відвідуваність не підключені. | 2 | Робить MyChatBot | Відповідати на типові запитання за вашим FAQ і документами |
| Надсилати групі разові оголошення про домашні завдання й посилання на урокиКожне повідомлення пише викладач і обирає мітку групи; кожне надсилання разове, не регулярне. | 1.5 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Готувати відповіді на повідомлення батьків, які перейняв викладачПрацює лише коли чат у режимі оператора; викладач редагує перед надсиланням. | 1.5 | Робить MyChatBot | Готувати чернетки й переклади відповідей для оператора-людини |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на типові питання батьків з FAQ, надсилають разові оголошення групам і готують чернетки відповідей, які викладач редагує.
Що залишається за людиною: За викладачем залишаються навчання, оцінювання, зворотний звʼязок і стосунки з кожним учнем та батьками.
Що відстежує керівник: Звіти й декларації, подані вчасно · Частка звірених платежів за навчання · Точність місячного закриття
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Вести облік: фіксувати доходи й витрати та звіряти банківські виписки | 10 | Людина | — |
| Розраховувати оплату праці викладачів і персоналу, зокрема погодинну | 6 | Людина | — |
| Готувати й подавати податкові декларації та звітність | 5 | Людина | — |
| Виставляти рахунки й акти, нагадувати про несплату за навчання | 6 | Людина | — |
| Заносити платежі за навчання зі Stripe в таблицю доходівПотрібні підключені Stripe і Google Sheets; охоплює лише Stripe, тож бухгалтер усе одно звіряє з банком. | 3 | Можливо з налаштуванням | Вносити в таблицю вхідні платежі Stripe |
| Заносити листи з рахунками й чеками в таблицю витратПодії Gmail перевіряються приблизно кожні 15 хвилин; кожен запис проводить бухгалтер. | 3 | Можливо з налаштуванням | Вносити листи з рахунками та чеками в таблицю витрат |
| Перевіряти, скільки витратили AI-агенти й чи не закінчується балансЗвіт лише для читання про використання акаунта. | 1 | Робить MyChatBot | Звітувати про витрати AI та попереджати про низький баланс |
| Готувати бюджет і план грошових потоків разом із директором | 4 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти заносять платежі Stripe та листи з рахунками в таблиці, щойно їх підключено, і звітують, скільки витратив сам AI.
Що залишається за людиною: За бухгалтером залишаються бухгалтерський облік, звірка, оплата праці, податкова звітність, рахунки та кожне рішення щодо грошей. MyChatBot нічого з цього не покриває.
Що відстежує керівник: Час закриття вакансії викладача · Кандидати, які дійшли до демонстраційного уроку · Утримання нових викладачів
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Складати описи вакансій і погоджувати вимоги з директором та методистом | 3 | Людина | — |
| Шукати кандидатів-викладачів і збирати їх у таблицю з джереламиЗахищені сайти можуть блокувати браузер; з кандидатами звʼязується людина, дотримуючись вимог закону. | 4 | Робить MyChatBot | Шукати ліди або кандидатів і збирати їх у таблицю з джерелами |
| Переглядати кандидатів Work.ua, які замовкли, і готувати follow-upСпершу додайте AI-агента HR Recruiter (Work.ua); надсилає й вирішує людина. | 4 | Робить MyChatBot | Переглядати воронку кандидатів і готувати чернетки follow-up |
| Розбирати листи кандидатів і готувати чернетки відповідей на погодженняПотрібен підключений Gmail; правило «ніколи не надсилати» треба прописати в інструкції AI-агента. | 3 | Можливо з налаштуванням | Розбирати вхідну пошту та готувати чернетки відповідей |
| Додавати знайдених кандидатів у спільну таблицюОдин раз підключіть Google Sheets і ввімкніть його для AI-агента. | 2 | Можливо з налаштуванням | Додавати знайдені ліди в Google Sheets, Airtable або CRM |
| Проводити співбесіди та демонстраційні уроки разом із методистом | 10 | Людина | — |
| Перевіряти рекомендації, обирати кандидата й робити пропозицію | 4 | Людина | — |
| Адаптувати нових викладачів: документи, навчання, зустрічі першого місяця | 8 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти шукають кандидатів-викладачів, позначають кандидатів із Work.ua, що замовкли, і готують follow-up та відповіді на листи, які рекрутер затверджує.
Що залишається за людиною: За рекрутером залишаються співбесіди, демонстраційні уроки, перевірка рекомендацій, рішення про найм, пропозиція та адаптація кожного нового викладача.
Що відстежує керівник: Конверсія із запиту в пробний урок і з пробного в зарахування · Утримання й відтік за програмами · Повнота й свіжість даних
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Визначати метрики: запит у пробний, пробний в оплату, утримання й відвідуваність | 5 | Людина | — |
| Щотижня звітувати про обсяг чатів, вартість AI й записані зарахування за каналамиЗарахування враховуються, лише якщо записані як замовлення; суми в різних валютах не конвертуються. | 4 | Робить MyChatBot | Звітувати про продажі, чати та витрати на AI за каналами й кампаніями |
| Дивитися, які кампанії follow-up дають відповіді, а які зупинилисяЛише читання; аналітик вирішує, які зміни вносити. | 2 | Робить MyChatBot | Аналізувати, які кампанії follow-up отримують відповіді |
| Підтримувати повноту статусів і міток у нещодавніх чатахЗапускається щодня, раз на 3 дні або щотижня; наявні значення залишаються, якщо не ввімкнено перезапис. | 3 | Робить MyChatBot | Дозаповнювати пропущені статуси воронки та мітки в останніх чатах |
| Оцінювати завершені передачі людині: як менеджери працюють із родинамиОцінки надходять пакетами кілька разів на день; про коучинг вирішує директор. | 3 | Робить MyChatBot | Переглядати розмови й оцінювати відповіді живих менеджерів |
| Перевіряти сплячих лідів і родини, які перестали відповідати, щоб знайти, кого повернутиПотрібні рутина, створена в Claude чи Codex, і конектор Sales Platform; за замовчуванням лише читання. | 4 | Можливо з налаштуванням | Проводити аудит сотень клієнтів, які замовкли, і пропонувати наступні кроки |
| Аналізувати відвідуваність, результати й причини відтоку разом із викладачами та методистом | 9 | Людина | — |
| Прогнозувати набір, розмір груп і потребу в коштах на новий семестрПрогнозування доходу воронки в документації не описано; аналітик будує його з даних. | 7 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти збирають тижневі цифри, підтримують повноту статусів і міток, оцінюють передані чати й повідомляють, які follow-up отримують відповіді.
Що залишається за людиною: За аналітиком залишаються вибір метрик, тлумачення результатів разом із викладачами, прогноз набору й рішення про зміни.
Ні: навчання, зворотний звʼязок і оцінювання залишаються за викладачами та методистом, а дані про оцінки чи відвідуваність не підключені. AI-агенти беруть на себе роботу навколо уроків: запити, запис на пробні уроки, follow-up, звіти, озвучення й пошук джерел. Людина підключає канали, підтримує FAQ в актуальному стані та перевіряє те, що створюють AI-агенти.
Так, у вбудованому календарі: AI-агент пропонує лише вільні слоти для викладача й типу уроку, які ви задали, і може переносити чи скасовувати запис у чаті. Спершу людина додає викладачів, типи уроків і часовий пояс школи, а записи робляться в цьому поясі, а не в поясі кожної родини. Календар не надсилає нагадувань і не повідомляє про зміни з боку персоналу, тому людина підтверджує запис за день до уроку, або ви вмикаєте self-scheduling, щоб AI-агент сам поставив у чергу власне разове повідомлення.
Лише в каналах, які можуть відкрити чат: Personal WhatsApp, Telegram-акаунт, номер Viber, підключений через E-Chat.tech, email, SMS або дзвінки. В Instagram, Messenger, TikTok, WhatsApp Business і ботах Telegram чи Viber першим має написати сам контакт. Людина складає список із контактів, яким ви можете писати на законних підставах, пише або затверджує текст і задає інтервал надсилання, щоб зменшити ризик блокування.
AI-агент передає чат людині лише у випадках, описаних у його інструкції, тому вкажіть там скарги, повернення коштів і питання добробуту. Людина вмикає призначення менеджера або Telegram-групу Flight Control, щоб вибрати, кого сповіщати через дзвіночок, email чи Telegram; після заданого вами часу чат може повернутися до AI-агента. Повернення коштів проводить людина в Stripe, ніколи не AI-агент.
Створіть акаунт, підключіть один канал і почніть із ролей, де агенти вже покривають найбільше годин.