Десять ролей типового невеликого закладу, тижневі години за кожним завданням і чесна межа між тим, що роблять AI-агенти, що потребує налаштування й що залишається за людьми.
У невеликому готелі чи ресторані кухня, зал і прибирання номерів — це фізична робота, тому вони залишаються за вашими людьми й на цій схемі не показані. AI-агенти допомагають в адміністративній частині та в спілкуванні з гостями: одні й ті самі питання про години роботи, меню, наявність вільних місць і дат та доставку надходять упродовж дня кількома каналами. Адміністратори, менеджери, власник і бухгалтер залишають за собою рішення, стосунки та все, що стосується грошей, податків і закону.
Години — модельні припущення для однієї людини на повну ставку. Статус показує, хто виконує завдання: MyChatBot з коробки, рутина чи конектор, які ви налаштовуєте, або людина.
Що відстежує керівник: Задоволеність гостей і повторні візити · Прибутковість закладу · Стандарти сервісу та стабільність команди
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Визначати концепцію, напрям меню та ціниБренд, гості й маржа — це рішення людини. | 8 | Людина | — |
| Обходити зал і кухню та тримати стандарт якості | 9 | Людина | — |
| Домовлятися з постачальниками, орендодавцем і партнерами | 5 | Людина | — |
| Погоджувати з бухгалтером бюджет, оплату праці й податкиОблік, оплата праці та податки платформою не охоплені. | 5 | Людина | — |
| Приймати ключових гостей і особисто розглядати серйозні скарги | 4 | Людина | — |
| Проводити співбесіди й обирати ключових фахівців | 3 | Людина | — |
| Читати тижневий підсумок: про що питали гості та що залишилося без відповідіПотрібен баланс агентів і людина, яка запустить рутину чи задасть розклад; вона лише читає й звітує. | 2 | Робить MyChatBot | Складати звіт за чатами та лідами минулого тижня |
| Дивитися обсяг чатів, замовлень і вартість AI за каналамиПоказники продажів беруться із замовлень, записаних у чатах, а не з каси. | 2 | Робить MyChatBot | Звітувати про продажі, чати та витрати на AI за каналами й кампаніями |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти складають тижневий підсумок того, про що питали гості та що залишилося без відповіді, і звітують про замовлення та обсяг чатів за каналами. Напрям вони не задають і в рішення щодо грошей не втручаються.
Що залишається за людиною: Концепція, меню, ціни, стандарти, партнери та кожне фінансове рішення й рішення про найм залишаються за власником.
Що відстежує керівник: Швидкість обслуговування та скарги гостей за зміну · Покриття графіка й понаднормові години · Час відповіді в ескальованих чатах гостей
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Проводити брифінги перед зміною й навчати команду стандартам | 5 | Людина | — |
| Стежити за сервісом у залі й вирішувати проблеми на місціФізична робота в залі, тут і зараз. | 12 | Людина | — |
| Складати графік персоналу та домовлятися про обмін змінамиАдміністрування змін і табелів платформою не охоплене. | 5 | Людина | — |
| Розглядати скарги гостей, передані з чатівAI-агент позначає чат; про будь-яку компенсацію вирішує менеджер. | 4 | Людина | — |
| Закривати день: каса, журнал інцидентів і нотатки для зміни | 4 | Людина | — |
| Позначати чати гостей, яким потрібна людина, і передавати їх персоналуAI-агент передає чат лише у випадках, описаних у його інструкції; спершу визначте їх. | 4 | Робить MyChatBot | Передавати чат людині-оператору |
| Переглядати, як персонал відповів у переданих чатахОцінює завершені передачі пакетами; менеджер навчає команду за результатами. | 2 | Робить MyChatBot | Переглядати розмови й оцінювати відповіді живих менеджерів |
| Готувати брифінг дня з календаря, термінової пошти та новинПотрібні Gmail, Google Calendar і рутина, створена в Claude або Codex; брифінг залишається в застосунку. | 2 | Можливо з налаштуванням | Готувати брифінг на день за календарем, терміновими листами та новинами |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на рутинні чати гостей, передають команді ті, що потребують людини, й оцінюють, як відповіли в переданих чатах. Щойно людина це налаштує, запланована рутина може складати ранковий брифінг.
Що залишається за людиною: За менеджером залишаються робота в залі, графік, команда та кожна скарга, що потребує рішення.
Що відстежує керівник: Частка запитів, на які відповіли за лічені хвилини · Неявки та конфлікти бронювань · Запити на бронювання, що стали підтвердженими
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Відповідати на рутинні питання про години роботи, адресу, меню й подіїВідповіді спираються на FAQ і документи, які ви завантажили; питання про алергію передавайте людині. | 5 | Робить MyChatBot | Відповідати на типові запитання за вашим FAQ і документами |
| Відповідати іноземним гостям і туристам їхньою мовоюВідповідає мовою гостя; самі відповіді беруться з матеріалів, які ви завантажили. | 3 | Робить MyChatBot | Відповідати мовою клієнта |
| Бронювати в чаті вільні слоти столиків і ночі номерів; переносити чи скасовувати за запитомСтолики чи номери моделюються як колонки персоналу та послуги; логіки кількості гостей, схеми залу чи готельної системи немає. | 7 | Робить MyChatBot | Створювати, переносити й скасовувати записи у вбудованому календарі |
| Відповідати на вхідні дзвінки про бронювання та запити на підключеному номеріПотрібен SIP-транк або номер Twilio, а канал спершу вимкнений. | 3 | Робить MyChatBot | Відповідати на вхідні дзвінки голосовим AI-асистентом |
| Нагадувати гостям, які замовкли після запиту на бронювання чи подіюПотрібні заданий вами статус чи мітка й людина, яка опублікує follow-up; відповідь його зупиняє. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати серію follow-up лідам, які замовкли |
| Прораховувати вартість і підтверджувати великі групи, банкети й приватні подіїМеню, завдаток і розстановку узгоджують людина з людиною. | 5 | Людина | — |
| Вести розсадку, гостей без броні, оборот столів і особливі прохання | 6 | Людина | — |
| Зустрічати й реєструвати гостей та вести стійку адміністратора особисто | 8 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на рутинні питання на підключених каналах, бронюють вільні слоти в календарі, приймають дзвінки на підключений номер і, щойно опубліковано послідовність, нагадують гостям, які замовкли. Відповідають вони мовою, якою пише гість.
Що залишається за людиною: Людина зустрічає гостей, розсаджує їх, працює з групами та подіями, вирішує кожен виняток із правил бронювання й повідомляє гостям, якщо бронювання змінили вручну.
Що відстежує керівник: Точність замовлень і виправлення · Час від замовлення до видачі · Скарги на доставку
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Приймати в чаті замовлення на самовивіз і доставку: позиції, додатки, адресаСпершу налаштовуються меню, поля замовлення та ціни; AI-агент ніколи не позначає замовлення як отримане. | 9 | Робить MyChatBot | Приймати замовлення в чаті та фіксувати його в розділі Orders |
| Відповідати на питання про меню, ціни та склад страв, поки гість замовляєВідповіді беруться з останньої синхронізації меню; підтримуйте ціни й описи актуальними. | 5 | Робить MyChatBot | Знаходити та рекомендувати товари з вашого каталогу або за фото |
| Надсилати посилання на передоплату для замовленьПотрібен ваш власний акаунт Stripe; повернення коштів у Stripe оформлює людина. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати посилання на оформлення замовлення або оплату, щоб закрити продаж |
| Звіряти нові замовлення з навантаженням кухні та підтверджувати час видачі чи доставки | 5 | Людина | — |
| Розподіляти курʼєрів і відстежувати доставку до дверейМаршрути та відстеження курʼєрів платформою не охоплені. | 8 | Людина | — |
| Виправляти помилки й пропущені позиції та опрацьовувати запити на повернення коштів | 4 | Людина | — |
| Підтримувати актуальними стоп-лист, зони доставки й таблицю менюAI-агент читає таблицю, яку ви ведете; він не знає, що на кухні щось закінчилося. | 3 | Людина | — |
| Вести follow-up з гостями, які почали замовлення й замовклиПотрібні заданий вами статус чи мітка й людина, яка опублікує follow-up; відповідь його зупиняє. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати серію follow-up лідам, які замовкли |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на питання про меню, збирають позиції, додатки, телефон і адресу, фіксують кожне замовлення та надсилають посилання на оплату, коли ввімкнено передоплату. Щойно людина опублікує послідовність follow-up, вони нагадують гостям, які замовкли посеред замовлення.
Що залишається за людиною: Людина перевіряє навантаження кухні, підтверджує час, розподіляє курʼєрів, виправляє помилки та проводить повернення коштів.
Що відстежує керівник: Охоплення й залученість постів · Запити на бронювання та замовлення із соцмереж · Регулярність календаря публікацій
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Планувати тиждень публікацій: формати, теми та зачіпкиПотрібен бюджет агентів; видає план із підписами, готовий до вставлення, але не планує й не публікує. | 3 | Робить MyChatBot | Складати контент-план на 7 днів із підписами |
| Писати підписи, зачіпки та варіанти для страв, подій і пропозиційПотрібен бюджет агентів; додайте меню чи FAQ до Бази знань, щоб тон відповідав стилю бренду. | 5 | Робить MyChatBot | Масово писати підписи, зачіпки та варіанти постів |
| Змінювати світло й фон на власних фото стравКожна правка списує кошти з балансу агентів; беріть різке, добре освітлене фото страви. | 3 | Робить MyChatBot | Переносити фото товару в нову сцену або на білий фон |
| Знімати фото й відео страв, номерів і командиСправжні страви й номери; жоден інструмент не діє у фізичному світі. | 9 | Людина | — |
| Публікувати готові пости в соцмережах закладу за розкладомПотрібні підключені акаунти, токен публікації як кастомний конектор і тариф, який це включає. | 3 | Можливо з налаштуванням | Публікувати готові пости в акаунтах соцмереж за розкладом |
| Відповідати на коментарі й переводити реальні запити в особисті повідомленняВ Instagram особисте повідомлення надходить як запит, який гість має прийняти. | 4 | Робить MyChatBot | Відповідати на коментарі під постами й продовжувати продаж в особистих повідомленнях |
| Налагоджувати партнерства, співпрацю з місцевими блогерами та промо подій | 8 | Людина | — |
| Аналізувати, що спрацювало, і коригувати контент-план та пропозиції | 3 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти складають тижневий план і підписи у вашому стилі, змінюють світло й фон на власних фото страв і відповідають на коментарі, продовжуючи розмову в особистих повідомленнях. З налаштованим конектором вони можуть також публікувати готові пости за розкладом.
Що залишається за людиною: Людина знімає справжній матеріал, налагоджує партнерства, схвалює все, що виходить публічно, і визначає пропозиції.
Що відстежує керівник: Оцінки гостей і тональність відгуків · Скарги, вирішені без ескалації · Час до першої відповіді на повідомлення гостя
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Відповідати гостям в особистих повідомленнях InstagramПотрібен бізнес-акаунт або акаунт автора, підключений через Meta; доступ може спливти, тоді його треба підключити знову. | 5 | Робить MyChatBot | Відповідати на запитання клієнтів в особистих повідомленнях Instagram |
| Відповідати на рутинні листи гостей про події, години роботи та загальні відгукиПрацює з підключеної скриньки Gmail; скарги й випадки загублених речей передаються людині за правилами передачі. | 4 | Робить MyChatBot | Відповідати на листи клієнтів зі спільної поштової скриньки Gmail |
| Просити відгук після візиту в гостей, які бронювали через чатПотрібні ввімкнене самостійне планування follow-up та інструкція ставити його в чергу під час бронювання; у WhatsApp поза вікном — шаблон. | 2 | Робить MyChatBot | Планувати нагадування або зворотний дзвінок клієнту в чаті |
| Вести актуальні картки гостей з алергіями, вподобаннями та особливими датамиСпершу створюються поля, мітки й статуси; AI-агент заповнює їх під час чатів. | 3 | Робить MyChatBot | Кваліфікувати лід і проставляти мітки та етап воронки |
| Розсилати запрошення постійним гостям на дегустації й подіїАудиторію та запуск задає людина; лише деякі канали досягають гостей, які ніколи не писали; беріть контакти зі згодою. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Писати персональні відповіді на публічні відгуки на Google Maps і сайтах відгуківGoogle Business Profile не описано в документації продукту; там відповідає людина. | 5 | Людина | — |
| Розглядати скарги особисто або телефоном і вирішувати щодо компенсації | 8 | Людина | — |
| Планувати особливі події та VIP-зустрічі разом із залом і кухнею | 8 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на рутинні особисті повідомлення й листи, можуть поставити в чергу повідомлення із запитом відгуку після візиту, підтримують актуальність карток гостей з алергіями та вподобаннями й пишуть запрошення, коли ваша команда запускає розсилку для постійних гостей.
Що залишається за людиною: Людина пише публічні відповіді на відгуки, розглядає скарги й створює ті персональні знаки уваги, завдяки яким гість повертається.
Що відстежує керівник: Нестача позицій і списання · Надійність поставок від постачальників · Вартість закупівель порівняно з планом меню
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Перераховувати запаси та звіряти їх із кухнею й баромФізичний підрахунок; складського інструмента на платформі немає. | 8 | Людина | — |
| Приймати поставки та перевіряти якість, вагу й терміни | 8 | Людина | — |
| Домовлятися з постачальниками про ціни та умови | 5 | Людина | — |
| Оформлювати закупівлі й підтверджувати вікна поставок | 5 | Людина | — |
| Розбирати пошту постачальників і готувати чернетки на перевіркуПотрібен підключений Gmail; зберігає лише чернетки, а правило «ніколи не надсилати» записується в інструкцію. | 3 | Можливо з налаштуванням | Розбирати вхідну пошту та готувати чернетки відповідей |
| Шукати в інтернеті альтернативних постачальників і збирати їхні пропозиції в таблицю з джереламиКожен факт має посилання на джерело; ціни й умови перевіряє людина. | 3 | Робить MyChatBot | Шукати ліди або кандидатів і збирати їх у таблицю з джерелами |
| Вибірково перевіряти таблицю меню на відсутні ціни, фото й описиБере вибірку з 10–15 позицій і лише читає; виправлення вносить людина. | 2 | Робить MyChatBot | Перевіряти каталог товарів на відсутні ціни та фото |
| Читати тижневий дайджест замовлень і чатів для планування закупівельПоказує лише замовлення та чати MyChatBot, а не дані каси, складу чи обліку. | 3 | Можливо з налаштуванням | Надсилати собі на пошту щотижневий дайджест воронки, чатів і замовлень |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти збирають у таблицю з джерелами альтернативних постачальників, вибірково перевіряють таблицю меню на прогалини та, після налаштування, готують чернетки відповідей постачальникам і надсилають тижневий дайджест замовлень на пошту.
Що залишається за людиною: Підрахунок, приймання, переговори та оформлення замовлень залишаються за людиною, бо це фізична робота або вона залежить від стосунків.
Що відстежує керівник: Точність і своєчасність місячного закриття · Звітність і платежі, виконані вчасно · Стан коштів, видимий власнику
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Вести облік: фіксувати продажі та витрати й звіряти банківські рахункиБухгалтерський облік і звірка платформою не охоплені. | 9 | Людина | — |
| Нараховувати оплату праці, зокрема за зміни й чайовіОплата праці платформою не охоплена. | 6 | Людина | — |
| Готувати та подавати податкову й ПДВ-звітністьПодаткова звітність платформою не охоплена. | 6 | Людина | — |
| Платити постачальникам і вести розрахунки готівкою та картками | 4 | Людина | — |
| Закривати місяць і звітувати власнику про результати | 5 | Людина | — |
| Звіряти замовлення з чатів і онлайн-передоплати з касою та банком | 3 | Людина | — |
| Заносити онлайн-передоплати зі Stripe в таблицю доходівПотрібні підключені Stripe і Google Sheets; підсумки до обліку заносить бухгалтер, а не рутина. | 3 | Можливо з налаштуванням | Вносити в таблицю вхідні платежі Stripe |
| Заносити листи з рахунками й чеками постачальників у таблицю витратПодії Gmail перевіряються приблизно кожні 15 хвилин; облікова система не задіяна. | 3 | Можливо з налаштуванням | Вносити листи з рахунками та чеками в таблицю витрат |
Що беруть на себе AI-агенти: Після налаштування рутини можуть заносити онлайн-передоплати та листи з рахунками в таблиці, щоб бухгалтер починав із впорядкованого списку. Проводок вони не роблять і облік не ведуть.
Що залишається за людиною: За бухгалтером залишаються облік, оплата праці, податки, платежі постачальникам і місячне закриття.
Що відстежує керівник: Час закриття відкритої вакансії · Частка нових співробітників, які пройшли випробувальний термін · Плинність персоналу
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Шукати в інтернеті профілі кандидатів і вакансії в таблицю з джереламиЗахищені сайти, як-от LinkedIn, можуть блокувати браузер; таблиця про це повідомляє. | 3 | Робить MyChatBot | Шукати ліди або кандидатів і збирати їх у таблицю з джерелами |
| Переглядати воронку кандидатів і готувати follow-up для тих, хто чекаєПотрібні AI-агент HR Recruiter (Work.ua) і кандидати у вашій CRM; він лише готує чернетки, надсилає людина. | 3 | Робить MyChatBot | Переглядати воронку кандидатів і готувати чернетки follow-up |
| Відповідати на рутинні питання кандидатів про зміни, вимоги та кроки подання заявкиВідповіді беруться з описів вакансій і документів, які ви надаєте. | 3 | Робить MyChatBot | Відповідати на типові запитання за вашим FAQ і документами |
| Проводити співбесіди й пробні зміни | 9 | Людина | — |
| Ухвалювати рішення про найм і погоджувати дату виходуAI-агент рекрутера шукає й готує чернетки; рішення залишаються за людьми. | 3 | Людина | — |
| Адаптувати нових працівників: документи, навчання, форма, доступиАдміністрування адаптації платформою не охоплене. | 7 | Людина | — |
| Вести облік відпусток, табелів і змін | 5 | Людина | — |
| Вести регулярні розмови з персоналом, розвʼязувати конфлікти, проводити вихідні інтервʼю | 5 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти шукають кандидатів у таблицю з джерелами, позначають, хто чекає на відповідь, і готують для них follow-up, а також відповідають на рутинні питання про вакансії.
Що залишається за людиною: За людиною залишаються співбесіди, пробні зміни, рішення про найм, адаптація та розмови з персоналом.
Що відстежує керівник: Своєчасність і точність звітів · Рішення, ухвалені на основі цифр · Охоплення каналів і кампаній у даних
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Збирати тижневі показники: обсяг чатів, замовлення та виручку за каналамиПоказники продажів беруться лише із замовлень, записаних у чатах; валюти не конвертуються. | 4 | Робить MyChatBot | Звітувати про продажі, чати та витрати на AI за каналами й кампаніями |
| Переглядати, як персонал вів ескальовані чати гостейОцінює завершені передачі пакетами кілька разів на день. | 3 | Робить MyChatBot | Переглядати розмови й оцінювати відповіді живих менеджерів |
| Підсумовувати, про що питали гості минулого тижня й що залишилося без відповідіРутина лише читає; аналітик звіряє результат з іншими джерелами. | 3 | Робить MyChatBot | Складати звіт за чатами та лідами минулого тижня |
| Дивитися, які кампанії follow-up отримують відповіді, а які зупинилисяПотрібні налаштовані кампанії follow-up; які зміни вносити, вирішує людина. | 2 | Робить MyChatBot | Аналізувати, які кампанії follow-up отримують відповіді |
| Збирати аналітику постів і тренди залученості з акаунтів у соцмережахПотрібні ключ акаунта як кастомний конектор і платний тариф для соцмереж; готового звіту немає. | 3 | Можливо з налаштуванням | Збирати у звіт аналітику постів і тенденції залученості |
| Поєднувати дані каси, бронювань і заповнюваності в одну картинуДані каси та готельної системи перебувають поза платформою; поєднує їх людина. | 9 | Людина | — |
| Прогнозувати відвідуваність і заповнюваність на тижні впередПрогнозування виручки не описано в документації як можливість. | 6 | Людина | — |
| Пояснювати власнику висновки та пропонувати зміни в меню, персоналі чи цінах | 8 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти збирають показники каналів, замовлень і чатів, переглядають передані розмови та підсумовують, про що питали гості. З конектором вони також можуть збирати аналітику постів у соцмережах.
Що залишається за людиною: За аналітиком залишаються поєднання даних каси та бронювань, прогнозування й перетворення цифр на рекомендації.
Частково: у чаті на підключених вами каналах AI-агент пропонує лише вільні слоти у вбудованому календарі та бронює, переносить чи скасовує за запитом, а проживання в номерах бронюється на ночі. Проте логіки кількості гостей чи схеми залу та звʼязку із системою управління готелем у нього немає. Людина налаштовує столики чи номери як колонки персоналу та послуги, часовий пояс закладу й правила бронювання та займається групами й подіями. Календар не надсилає нагадувань, а якщо ваша команда перенесла чи скасувала бронювання вручну, гість про це не дізнається, тож хтось має йому написати.
Так. Ви завантажуєте меню як таблицю продуктів або фід і вмикаєте інтеграцію Orders, після чого AI-агент збирає позиції, додатки, телефон і адресу та фіксує кожне замовлення. Він не підтверджує час на кухні, не розподіляє курʼєрів і не позначає замовлення як отримане, тож це робить ваша команда. Передоплата за посиланням потребує вашого власного акаунта Stripe, а повернення коштів у Stripe оформлює людина.
Голосовий AI-агент може відповідати на вхідні дзвінки на номер, який ви підключаєте через SIP-транк або Twilio, бронювати голосом і переводити дзвінок на ваш номер за умовою, яку ви задаєте; канал вмикає людина, бо спершу він вимкнений. У чатах AI-агент іде за мовою, якою пише гість, а на дзвінках перемикається лише між мовами, які ви додали. Повідомлення й відгуки в Google Business Profile не охоплені, тому там відповідає ваша команда.
AI-агент передає чат людині у випадках, які описано у ваших інструкціях, наприклад скарга, питання про алергію чи прохання покликати менеджера. Чат позначається, а якщо підключено Flight Control, ваша група в Telegram отримує сповіщення; за ввімкненого автоматичного призначення менеджера обирають за навантаженням. Ці правила пишете ви, а питання розвʼязує людина.
Створіть акаунт, підключіть один канал і почніть із ролей, де агенти вже покривають найбільше годин.