Дванадцять ролей від власника до хореографа: тижневі завдання однієї людини на повну ставку й чесний статус кожного завдання. Викладачі залишаються в залі, а AI-агенти беруть на себе повторювані повідомлення, записи на пробні заняття та follow-up.
У танцювальній, музичній чи художній школі викладання, хореографія, репетиції та зал належать людям. Значна частина дня набору, рецепції й утримання — це повторювані повідомлення, записи на пробні заняття та follow-up, які AI-агенти можуть узяти на себе в Instagram, месенджерах і телефоном, щойно людина їх налаштує. Облік, оплата праці, податки та юридична робота залишаються за людьми; рутини можуть лише заносити для них у таблиці платежі Stripe та листи з рахунками.
Години — модельні припущення для однієї людини на повну ставку. Статус показує, хто виконує завдання: MyChatBot з коробки, рутина чи конектор, які ви налаштовуєте, або людина.
Що відстежує керівник: Утримання учнів і продовження абонементів · Заповненість груп і якість викладання · Маржа та стабільність команди
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Читати тижневе зведення: про що питали родини й ліди та що залишилося без відповідіПотрібні баланс агентів і людина, яка запустить рутину чи задасть розклад; лише читає. | 2 | Робить MyChatBot | Складати звіт за чатами та лідами минулого тижня |
| Дивитися обсяг чатів, вартість AI на чат і записані замовлення за каналамиПродажі беруться лише із записаних замовлень, тож проданих на рецепції абонементів не видно. | 1.5 | Робить MyChatBot | Звітувати про продажі, чати та витрати на AI за каналами й кампаніями |
| Визначати набір стилів, групи, рівні та ціни на сезон | 6 | Людина | — |
| Вести команду: стандарти викладачів, індивідуальні зустрічі, підміни на випадок відсутності | 7 | Людина | — |
| Проводити власні заняття й відкриті уроки та підміняти групи, коли викладач відсутній | 7 | Людина | — |
| Розглядати ескальовані скарги, вирішувати щодо повернення коштів і вести делікатні розмови з батькамиAI-агент передає такі чати лише тоді, коли про це сказано в його інструкції; вирішує власник. | 4 | Людина | — |
| Домовлятися про оренду залу, умови з майданчиками та партнерства з місцевими брендами | 5 | Людина | — |
| Перевіряти з бухгалтером облік, податки й оплату праці та затверджувати | 5 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти пишуть тижневе зведення питань родин і лідів та чатів без відповіді, а також звітують про обсяг чатів, вартість AI і записані замовлення за каналами. Власник їх читає й ухвалює рішення.
Що залишається за людиною: Стилі й ціни сезону, команда, договори оренди залів і кожне рішення щодо грошей залишаються за власником, так само як заняття, які він веде, та ескальовані скарги.
Що відстежує керівник: Пробні заняття й нові учні за каналами · Вартість нового учня · Відгук на пропозиції та кампанії старту сезону
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Планувати кампанію старту сезону, дні відкритих дверей і календар пропозицій | 7 | Людина | — |
| Налаштовувати, запускати й коригувати платну рекламуMyChatBot не змінює кампанії, ставки чи бюджети в рекламних платформах. | 8 | Людина | — |
| Збирати заявки з лід-реклами й надсилати перше повідомлення з форм, які ви вмикаєтеПотрібні сторінка Facebook і доповнення Meta Ads; увімкніть кожну форму та канал першого повідомлення, наприклад email. | 3 | Робить MyChatBot | Збирати ліди з лід-форм реклами в Facebook та Instagram і робити follow-up |
| Створювати й публікувати лендінг для дня відкритих дверей чи набору в нову групуПублікує односторінковий сайт на адресі page.mychatbot.app; бриф пише й результат перевіряє людина. | 4 | Робить MyChatBot | Створювати й публікувати лендінг за письмовим брифом |
| Створювати варіанти рекламних зображень із підписами для пробного заняття чи сезонної пропозиціїПочинає з одного продукту; вартість зображень списується з балансу агентів без кроку підтвердження. | 3 | Робить MyChatBot | Створювати зображення товарів і рекламні варіанти з підписами |
| Вести воронку з відліком і нагадуваннями до дня відкритих дверей чи майстер-класуЛише Telegram-бот; користувач має спершу його відкрити; дату події задає й пропозицію пише людина. | 3 | Робить MyChatBot | Вести покрокову воронку в Telegram із кнопками та нагадуваннями |
| Повідомляти колишніх лідів і колишніх учнів про нові групи та пропозиціїАудиторію з контактів обирає й кампанію зберігає людина; тих, хто не писав, досягають лише канали, що можуть відкрити чат. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Будувати партнерства зі школами, дитячими садками, компаніями та місцевими брендами | 6 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти збирають заявки з лід-реклами, створюють варіанти рекламних зображень і лендінги, ведуть воронки з відліком у Telegram та надсилають разові оголошення обраним групам. Менеджер із маркетингу налаштовує кожен елемент і перевіряє результат.
Що залишається за людиною: План сезону, календар пропозицій, партнерства та платні кампанії залишаються за менеджером із маркетингу, який вирішує, що запускати, а що зупиняти.
Що відстежує керівник: Охоплення та збереження рілсів і постів · Звернення з коментарів і сторіс · Регулярність публікацій
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Знімати й монтувати рілси, відео занять і закулісні сторіс на заняттях і репетиціяхДля зйомки учнів, особливо дітей, потрібна згода їх самих чи батьків. | 10 | Людина | — |
| Збирати історії учнів і батьків та справжні результати за письмовою згодою | 3 | Людина | — |
| Планувати тиждень постів: формати, теми й зачіпкиПотрібен бюджет агентів; видає план із підписами, готовий до вставлення, але не планує й не публікує. | 3 | Робить MyChatBot | Складати контент-план на 7 днів із підписами |
| Писати підписи, зачіпки та варіанти для занять, пропозицій і змін у розкладіПотрібен бюджет агентів; додайте розклад і прайс до Бази знань, щоб підписи трималися стилю бренду. | 3 | Робить MyChatBot | Масово писати підписи, зачіпки та варіанти постів |
| Планувати короткі рілси із зачіпками, підписами та за бажанням музикою для занять і показових виступівГенеровані кліпи, а не ваше відео; близько $4 за пакет. Автопублікація потребує підключених акаунтів і відповідного тарифу. | 3 | Робить MyChatBot | Створювати три рілси з підписами, музикою та планом публікацій |
| Публікувати готові пости в підключених акаунтах соцмереж за розкладомПотрібні кастомний конектор із токеном публікації та тариф Multipro, Corporate або UGC Starter і вище; кроку затвердження немає. | 3 | Можливо з налаштуванням | Публікувати готові пости в акаунтах соцмереж за розкладом |
| Відповідати на коментарі до постів і переводити справжні звернення в особисті повідомленняОсобисті повідомлення надсилаються лише на справжні запити, як-от про ціну; в Instagram вони надходять як запит, який людина має прийняти. | 5 | Робить MyChatBot | Відповідати на коментарі під постами й продовжувати продаж в особистих повідомленнях |
| Домовлятися про колаборації, гостьові майстер-класи й челенджі з місцевими блогерами та партнерами | 6 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти складають тижневий план, підписи та пакети рілсів, відповідають на коментарі й переводять справжні звернення в особисті повідомлення. Якщо людина налаштує конектор, готові пости можуть виходити за розкладом.
Що залишається за людиною: Робота з камерою, візуальний стиль школи, колаборації та кожен пост, що показує реального учня чи дитину, за наявності згоди залишаються за SMM-менеджером.
Що відстежує керівник: Конверсія зі звернення в пробне й із пробного в абонемент · Швидкість першої відповіді · Частка замовклих лідів, які відповіли знову
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Відповідати у WhatsApp на звернення та голосові повідомлення про стилі, рівні, групи, абонементи й ціниОфіційний канал потребує акаунта WhatsApp Business; повідомлення, які починає школа, — схвалених шаблонів. | 5 | Робить MyChatBot | Відповідати на запитання клієнтів у WhatsApp |
| Вітати відвідувачів у чаті на сайті й відповідати з власних матеріалів школиЛюдина вставляє код на сайт; спливні пропозиції можуть відкриватися на рекламних лендінгах. | 3 | Робить MyChatBot | Відповідати відвідувачам у чат-віджеті на вашому сайті |
| Уточнювати в кожного ліда вік, стиль, досвід і зручні дні та виставляти етапСпершу створіть мітки, статуси й поля; новий статус перезаписує попередній. | 2 | Робить MyChatBot | Кваліфікувати лід і проставляти мітки та етап воронки |
| Записувати на пробні заняття та, якщо ввімкнено, на місця в групових заняттях до потрібного викладачаСпершу додайте викладачів і типи занять; заняття з лімітом місць може знадобитися ввімкнути через підтримку MyChatBot; зміни з боку персоналу нічого не надсилають. | 4 | Робить MyChatBot | Створювати, переносити й скасовувати записи у вбудованому календарі |
| Вести follow-up з лідами, які замовкли після пробного заняттяВідвідуваність не підключена: людина ставить статус Trial done і публікує послідовність; у режимі оператора пропускається. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати серію follow-up лідам, які замовкли |
| Приймати в чаті замовлення на абонемент чи курс і надсилати посилання на оплатуПотрібні Orders, перелік товарів із цінами абонементів і ваш власний акаунт Stripe; регулярне списання плати в документації не описано. | 2 | Робить MyChatBot | Надсилати посилання на оформлення замовлення або оплату, щоб закрити продаж |
| Дзвонити гарячим лідам і зустрічатися з родинами, знімати заперечення й погоджувати групу, рівень і дату старту | 14 | Людина | — |
| Погоджувати сімейні знижки, корпоративні пакети, розстрочки та особливі умови | 6 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на звернення у WhatsApp і в чаті на сайті, кваліфікують лідів, записують на пробні заняття, ведуть follow-up із замовклими лідами, щойно людина опублікує послідовність, і надсилають посилання на оплату абонементів і курсів.
Що залишається за людиною: Дзвінки й зустрічі з гарячими лідами, заперечення та кожна домовленість про ціну, знижки, розстрочки й індивідуальні умови залишаються за менеджером із набору.
Що відстежує керівник: Частка звернень, на які відповіли швидко · Заповненість груп і неявки · Задоволеність учнів і батьків на рецепції
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Відповідати на питання про розклад, ціни й рівні в особистих повідомленнях InstagramПотрібен бізнес-акаунт чи акаунт автора Instagram, привʼязаний до сторінки Facebook; доступ може спливти. | 5 | Робить MyChatBot | Відповідати на запитання клієнтів в особистих повідомленнях Instagram |
| Відповідати на дзвінки про розклад, ціни й пробні заняття на підключеному номеріПотрібен SIP-транк або номер Twilio; умову передачі дзвінків задає людина. | 3 | Робить MyChatBot | Відповідати на вхідні дзвінки голосовим AI-асистентом |
| Записувати на індивідуальні заняття та, якщо ввімкнено, на місця в групах; переносити чи скасовувати за запитомСпершу додайте викладачів і типи занять; заняття з лімітом місць може знадобитися ввімкнути через підтримку MyChatBot; зміни з боку персоналу нічого не надсилають. | 6 | Робить MyChatBot | Створювати, переносити й скасовувати записи у вбудованому календарі |
| Ставити в чергу разове нагадування в чаті, де учень записався на заняттяПотрібні ввімкнений self-scheduling і вказівка в інструкції; канали Meta можуть відхилити нагадування, коли вікно повідомлень закрите. | 2 | Робить MyChatBot | Планувати нагадування або зворотний дзвінок клієнту в чаті |
| Додавати нових потенційних учнів і їхні контакти в клієнтську базуПовторні контакти зіставляються спершу за телефоном, потім за email. | 1.5 | Робить MyChatBot | Перетворювати кожну нову розмову на картку ліда |
| Зустрічати учнів, вести журнал відвідуваності, приймати відвідувачів без запису й брати оплату на рецепції | 12 | Людина | — |
| Підхоплювати чати, які позначив AI-агент: травми, скарги, повернення коштів, занепокоєння батьківAI-агент передає чат лише у випадках, описаних в інструкції, тому їх потрібно прописати. | 4 | Людина | — |
| Телефонувати учням і батькам, коли заняття скасовано або викладач захворівЗміни персоналу в календарі йдуть без сповіщень, тож учня інформує людина. | 3 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на типові питання в Instagram і телефоном, записують на заняття та переносять їх у календарі, ставлять разові нагадування в чергу в чатах, де самі записали, коли ввімкнено self-scheduling, і вносять нових потенційних учнів. Чати людині вони передають лише у випадках, описаних у їхніх інструкціях.
Що залишається за людиною: За адміністратором залишаються рецепція, журнал відвідуваності й оплата, а також питання про травми, скарги, повернення коштів і дзвінки родинам, коли заняття змінюється.
Що відстежує керівник: Продовження абонементів і повторні відвідування · Частка замовклих учнів, які відповіли знову · Задоволеність учнів і батьків та відгуки
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Вести follow-up з учнями та лідами, які перестали відповідати, повідомленнями за розкладомПослідовність публікує й привʼязує людина; у режимі оператора пропускається; канали Meta можуть відхилити пізні кроки. | 4 | Робить MyChatBot | Надсилати серію follow-up лідам, які замовкли |
| Переглядати, хто замовк, і готувати follow-up для кожногоЛише чернетки: людина копіює їх і надсилає зі своїх каналів. | 3 | Робить MyChatBot | Знаходити лідів, які замовкли, і готувати чернетки follow-up на перевірку |
| Проставляти відсутні статуси й мітки за останніми чатамиСпершу створіть статуси й мітки; наявні значення зберігаються, якщо не ввімкнено перезапис. | 2 | Робить MyChatBot | Дозаповнювати пропущені статуси воронки та мітки в останніх чатах |
| Надсилати новини про старт сезону й запрошення на показові виступи обраним групам учнівКампанію зберігає людина; контакти обирають за статусом, міткою чи останньою активністю в чаті, а не за датою абонемента. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Перетворювати запит учня чи батьків із чату на задачу для командиМає бути підключений Task Manager; задачі створюються без виконавця, їх бере людина; нагадування надходять у Telegram. | 2 | Робить MyChatBot | Створювати для менеджера завдання на follow-up за результатами розмови |
| Особисто спілкуватися з учнями та батьками, які віддаляються, і розглядати скарги | 11 | Людина | — |
| Розробляти правила лояльності, рекомендацій і продовження абонементів та політику заморожуванняОблік терміну дії чи заморожування абонементів у документації не описано; мітку, яка активує follow-up про продовження, задає людина. | 6 | Людина | — |
| Проводити спільні вечори для учнів, відкриті заняття й челенджі та відповідати на публічні відгукиЖоден канал MyChatBot із документації не охоплює повідомлення Google Business Profile чи відповіді на публічні відгуки. | 6 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти ведуть follow-up за розкладом із замовклими лідами й учнями, щойно людина опублікує послідовність, готують чернетки follow-up для людини, проставляють відсутні мітки та статуси, надсилають групові новини, щойно людина збереже кампанію, і перетворюють запити з чатів на задачі.
Що залишається за людиною: Особисті розмови з учнями та батьками, які віддаляються, скарги, правила лояльності та продовження, заходи й відповіді на публічні відгуки залишаються за менеджером з утримання.
Що відстежує керівник: Прогрес і утримання учнів у власних групах · Заповненість груп і якість занять · Стандарти техніки та безпеки
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Проводити групові та індивідуальні заняття | 18 | Людина | — |
| Створювати хореографію, добирати музику й планувати структуру кожного заняття | 6 | Людина | — |
| Репетирувати з групами для показових виступів і змагань | 4 | Людина | — |
| Оцінювати рівень і техніку нових учнів та визначати їх у групу | 3 | Людина | — |
| Наставляти й підбадьорювати учнів і спілкуватися з батьками між заняттями | 3 | Людина | — |
| Вносити нотатки про прогрес і узгоджені цілі кожного учня | 2 | Людина | — |
| Відповідати на типові питання перед заняттям: рівень, одяг і взуття, правилаВідповіді беруться з FAQ школи; питання про здоровʼя доходять до людини лише за вказівкою в інструкції. | 2 | Робить MyChatBot | Відповідати на типові запитання за вашим FAQ і документами |
| Надсилати разове повідомлення групі з міткою, наприклад про зміну часу чи перелік костюмівТекст пише викладач, обирає мітку й зберігає; тих, хто не писав, досягають лише канали, що можуть відкрити чат. | 1.5 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти відповідають на типові питання перед заняттям з FAQ школи і, щойно людина збереже кампанію, можуть надіслати разове повідомлення групі з міткою. Самого викладання й хореографії вони не торкаються.
Що залишається за людиною: Усе викладання, хореографія, оцінка кожного учня, судження про безпеку й техніку та стосунки з кожним учнем і батьками залишаються за викладачем.
Що відстежує керівник: Завантаженість залів і уникнуті накладки · Час на заміну скасованого чи пропущеного заняття · Частка змін у розкладі, про які повідомили вчасно
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Складати тижневий розклад: групи, викладачі, зали й часові слоти | 9 | Людина | — |
| Звіряти графік залів із доступністю викладачів і усувати накладкиНакладки перевіряються за викладачем, а не за залом; групові заняття на перетини не перевіряються. | 5 | Людина | — |
| Організовувати заміну, коли викладач захворів або зал недоступний | 5 | Людина | — |
| Домовлятися з власниками приміщень про оренду залів і вирішувати питання ключів, звуку та обладнання | 6 | Людина | — |
| Записувати на індивідуальні заняття та відпрацювання до обраного викладачаСпершу додайте викладачів і типи занять, задайте часовий пояс; перенесення з боку персоналу нічого не надсилають учневі. | 4 | Робить MyChatBot | Створювати, переносити й скасовувати записи у вбудованому календарі |
| Перетворювати запит про відпрацювання, розклад чи зал із чату на задачуМає бути підключений Task Manager; задачі створюються без виконавця, їх бере людина; нагадування надходять у Telegram. | 2 | Робить MyChatBot | Створювати для менеджера завдання на follow-up за результатами розмови |
| Надсилати разове повідомлення про зміну розкладу чи святковий графік групам занять із міткамиТекст пише, мітку обирає й кампанію зберігає людина; тих, хто не писав, досягають лише канали, що можуть відкрити чат. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Сортувати листи від власників приміщень і викладачів на заміну та готувати чернетки відповідейПотрібен підключений Gmail; нічого не надсилається, тож кожну чернетку перевіряє людина. | 2 | Можливо з налаштуванням | Розбирати вхідну пошту та готувати чернетки відповідей |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти записують на індивідуальні заняття та відпрацювання в календарі, перетворюють запити про розклад із чатів на задачі та надсилають разові повідомлення про розклад, щойно людина збереже кампанію. Рутина може розібрати вхідну пошту й підготувати чернетки відповідей.
Що залишається за людиною: Розклад, графік залів, накладки, оренда залів і заміни на час відсутності залишаються за координатором, який також особисто повідомляє родинам, коли заняття змінюється.
Що відстежує керівник: Відвідуваність і продаж квитків чи місць · Участь учнів у виступах · Маржа заходів і відгуки родин
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Планувати календар показових виступів: концепцію, майданчик, графік репетицій і сценарний план | 8 | Людина | — |
| Замовляти майданчик, звук, світло, костюми й фотографа та проводити захід у день події | 9 | Людина | — |
| Узгоджувати репетиції з викладачами та готувати учнів і батьків | 5 | Людина | — |
| Погоджувати умови зі спонсорами, гостьовими викладачами та школами-партнерами | 3 | Людина | — |
| Створювати й публікувати односторінковий сайт для показового виступу, майстер-класу чи інтенсивуПублікує односторінковий сайт на адресі page.mychatbot.app; бриф пише й результат перевіряє людина. | 3 | Робить MyChatBot | Створювати й публікувати лендінг за письмовим брифом |
| Запрошувати родини й колишніх учнів на показовий виступ чи майстер-класАудиторію з контактів обирає й кампанію зберігає людина; тих, хто не писав, досягають лише канали, що можуть відкрити чат. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати разову розсилку сегменту клієнтів |
| Приймати в чаті замовлення на квитки й місця на майстер-класах і надсилати посилання на оплатуПотрібні Orders, перелік товарів із цінами квитків і ваш акаунт Stripe; за лімітом місць стежить людина. | 3 | Робить MyChatBot | Надсилати посилання на оформлення замовлення або оплату, щоб закрити продаж |
| Вести воронку з відліком і нагадуваннями до показового виступу чи майстер-класуЛише Telegram-бот; користувач має спершу його відкрити; дату події задає й пропозицію пише людина. | 3 | Робить MyChatBot | Вести покрокову воронку в Telegram із кнопками та нагадуваннями |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти публікують сторінки заходів, запрошують обрані групи, приймають у чаті замовлення на квитки й майстер-класи з посиланням Stripe на оплату та ведуть воронки з відліком у Telegram. Менеджер із заходів пише брифи й перевіряє кожен результат.
Що залишається за людиною: Концепція, майданчик, репетиції, підрядники, умови з партнерами та все, що відбувається в день заходу, залишаються за менеджером із заходів і викладачами.
Що відстежує керівник: Звіти й декларації, подані вчасно · Частка звірених платежів · Точність місячного закриття
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Вести облік: фіксувати доходи й витрати та звіряти банківські виписки | 10 | Людина | — |
| Розраховувати оплату праці викладачів і персоналу, зокрема за заняття чи години | 6 | Людина | — |
| Готувати й подавати податкові декларації та обовʼязкову звітність | 5 | Людина | — |
| Виставляти рахунки й акти та нагадувати про несплачені абонементи й внескиВиставлення рахунків і нагадування про оплату не охоплено; лише листи з рахунками можна прочитати й занести. | 5 | Людина | — |
| Заносити платежі Stripe за абонементи й майстер-класи в таблицю доходівПотрібні Stripe і Google Sheets; лише оплати Stripe Checkout, щонайбільше 12 на годину; готівка й оплата на рецепції вносяться вручну. | 2 | Можливо з налаштуванням | Вносити в таблицю вхідні платежі Stripe |
| Заносити листи з рахунками за оренду залів і від постачальників у таблицю витратПотрібні Gmail і Google Sheets; події Gmail перевіряються приблизно кожні 15 хвилин; кожен запис проводить бухгалтер. | 3 | Можливо з налаштуванням | Вносити листи з рахунками та чеками в таблицю витрат |
| Перевіряти, скільки витратили AI-агенти й чи не закінчується балансЗвіт лише для читання про використання вашого акаунта; кожен запуск оплачується з балансу агентів. | 1 | Робить MyChatBot | Звітувати про витрати AI та попереджати про низький баланс |
| Готувати бюджет і план грошових потоків разом із власником | 4 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: Рутини можуть заносити в таблиці платежі Stripe та листи з рахунками за оренду залів і від постачальників, щойно їх підключено, а звіт показує, скільки витратив сам AI. Облік, податки, оплату праці та юридичну роботу вони не охоплюють.
Що залишається за людиною: Бухгалтерський облік, звірка, оплата праці, податкові декларації, рахунки та кожне рішення щодо грошей залишаються за бухгалтером, який також перевіряє все, що потрапило в таблиці, перш ніж це буде проведено в обліку.
Що відстежує керівник: Час закриття вакантної групи · Кандидати, які дійшли до пробного заняття · Утримання нових викладачів
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Переглядати кандидатів Work.ua, які замовкли, і готувати follow-upСпершу додайте AI-агента HR Recruiter (Work.ua); він готує follow-up, а надсилає й вирішує людина. | 3 | Робить MyChatBot | Переглядати воронку кандидатів і готувати чернетки follow-up |
| Шукати кандидатів-викладачів і їхні публічні профілі та збирати їх у список із джереламиПотрібен баланс агентів; захищені сайти можуть заблокувати браузер; список перевіряє людина. | 2 | Робить MyChatBot | Шукати ліди або кандидатів і збирати їх у таблицю з джерелами |
| Сортувати листи кандидатів і готувати чернетки відповідейПотрібен підключений Gmail; нічого не надсилається, тож кожну чернетку перевіряє людина. | 2 | Можливо з налаштуванням | Розбирати вхідну пошту та готувати чернетки відповідей |
| Складати разом із власником описи вакансій: стиль, рівень, години й підхід до викладання | 3 | Людина | — |
| Проводити співбесіди з кандидатами й пробні заняття разом із власником і старшим викладачемРішення про найм і оцінювання кандидатів не автоматизовані. | 9 | Людина | — |
| Перевіряти рекомендації, сертифікати й навчання з першої допомоги, ухвалювати рішення та робити пропозицію | 4 | Людина | — |
| Адаптувати нових викладачів: стандарти школи, безпека, музика й спілкування з батьками | 8 | Людина | — |
| Проводити регулярні зустрічі, формувати резерв підмін і підтримувати культуру команди | 7 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: AI-агенти показують, які кандидати з Work.ua замовкли, і готують follow-up, а також складають списки кандидатів-викладачів із джерелами. Рутина може розібрати вхідну пошту й підготувати чернетки відповідей.
Що залишається за людиною: Співбесіди, пробні заняття, перевірка рекомендацій, рішення про найм, адаптація та резерв підмін залишаються за рекрутером.
Що відстежує керівник: Конверсія зі звернення в пробне й із пробного в абонемент · Утримання й відтік за стилями та групами · Повнота й свіжість даних
| Завдання | год/тиждень | Хто виконує | Можливість MyChatBot |
|---|---|---|---|
| Визначати метрики: звернення в пробне, пробне в абонемент, утримання й заповненість груп | 6 | Людина | — |
| Брати з дашборда тижневий обсяг чатів, вартість AI й записані замовлення за каналамиАбонементи враховуються, лише якщо записані як замовлення; суми в різних валютах не конвертуються. | 4 | Робить MyChatBot | Звітувати про продажі, чати та витрати на AI за каналами й кампаніями |
| Дивитися, які кампанії follow-up дають відповіді, а які зупинилисяПотрібні вже налаштовані кампанії follow-up; лише читання, а які зміни вносити, вирішує аналітик. | 2 | Робить MyChatBot | Аналізувати, які кампанії follow-up отримують відповіді |
| Проставляти відсутні статуси й мітки в нещодавніх чатахЗапускається щодня, раз на 3 дні або щотижня; наявні значення залишаються, якщо не ввімкнено перезапис. | 3 | Робить MyChatBot | Дозаповнювати пропущені статуси воронки та мітки в останніх чатах |
| Дивитися оцінку якості кожного співробітника за завершеними передачами людиніПотрібні оператори, які беруть чати на себе; оцінки надходять пакетами й відображаються як середня оцінка менеджера. | 2 | Робить MyChatBot | Переглядати розмови й оцінювати відповіді живих менеджерів |
| Перевіряти сплячих лідів і учнів, які перестали відповідати, щоб скласти список, кому написати зновуПотрібні рутина, створена в Claude чи Codex, і конектор Sales Platform; за замовчуванням лише читання. | 3 | Можливо з налаштуванням | Проводити аудит сотень клієнтів, які замовкли, і пропонувати наступні кроки |
| Аналізувати разом із командою заповненість груп, відвідуваність і відтік за стилями та викладачамиДані про відвідуваність із власної системи школи до MyChatBot не підключені. | 9 | Людина | — |
| Прогнозувати набір, розмір груп, завантаження залів і потребу в коштах на наступний сезонПрогнозування доходу воронки в документації не описано; аналітик будує його з даних. | 7 | Людина | — |
Що беруть на себе AI-агенти: Дашборд показує тижневі цифри, а AI-агенти проставляють відсутні статуси й мітки, оцінюють завершені передачі людині за кожним менеджером і повідомляють, які follow-up отримують відповіді. Рутина може скласти список сплячих лідів, щойно людина її створить.
Що залишається за людиною: За аналітиком залишаються вибір метрик, тлумачення заповненості груп і відтоку разом із викладачами, прогнозування та рішення про зміни.
MyChatBot не є системою управління школою: у документації не описано ні списання плати за абонементи, ні заморожування чи облік терміну дії, ні журнал відвідуваності, ні реєстрацію на вході (у календарі персонал лише вручну ставить запису статус Completed або No Show), тож усе це залишається у вашій програмі чи журналі. Щойно людина завантажить FAQ і прайс та додасть викладачів і типи занять, AI-агент відповідатиме на їх основі, записуватиме на заняття у вбудованому календарі й зможе надіслати разове посилання Stripe на оплату абонемента чи курсу з інтеграції Orders (перевірте, чи ваш тариф охоплює обидві можливості); Stripe — єдиний платіжний провайдер, описаний у документації. Для підключення інших систем потрібен кастомний вебхук або підключення через MCP, які налаштовує людина.
Загалом так, з обмеженням місць: механізм запису додає кількох людей на одне заняття, показує, скільки місць залишилося, і не записує понад ліміт. Згідно з документацією, групові заняття, можливо, доведеться підключити для вашого акаунта через підтримку MyChatBot, тож підтвердьте це, перш ніж на них покладатися. Накладки перевіряються за викладачем, а не за залом, а групові заняття на перетини не перевіряються, тому людина стежить, щоб у розкладі не було накладок у викладачів і залів. Людина додає викладачів, типи занять і часовий пояс школи, а записи робляться в цьому поясі, а не в поясі учня.
Не автоматично: календар не надсилає нагадувань і мовчить, коли персонал переносить заняття, а дані про відвідуваність чи завершення абонемента до MyChatBot не підключені, тож запускати за ними нічого. AI-агент може поставити в чергу власне разове повідомлення в чаті, який вів, якщо ввімкнено self-scheduling; людина може опублікувати послідовність follow-up для статусу чи мітки, запустити воронку з відліком у Telegram до показового виступу або зберегти кампанію для групи з міткою. Instagram, Messenger, TikTok і WhatsApp Business дістаються лише тих, хто написав першим, а повідомлення, надіслане туди після закриття вікна повідомлень, може бути відхилене.
AI-агент передає чат лише у випадках, описаних у його інструкції, тому пропишіть свої випадки зі скаргами, поверненням коштів, травмами та добробутом і вкажіть, хто їх бере. Тоді чат перемикається в режим оператора й отримує позначку для уваги, сповіщення може прийти в Telegram-групу, привʼязану у Flight Control, а через заданий час, за замовчуванням 24 години, чат може повернутися до AI-агента. Повернення коштів проводить людина в Stripe, ніколи не AI-агент, а будь-які судження про здоровʼя чи техніку залишаються за викладачами.
Створіть акаунт, підключіть один канал і почніть із ролей, де агенти вже покривають найбільше годин.